Katılımcı firmalar için lead toplama uygulaması: yaka kartı taraması, kartvizit taraması ve düzenli bir dışa aktarım

Lead toplama uygulaması, katılımcı firmanın stant ekibinin fuarda görüştüğü her ziyaretçiyi kaydetmek için kullandığı araçtır; böylece görüşme bir cepte kalmaz, satış ekibine ulaşır. Standda üç işi vardır: ziyaretçinin yaka kartını ya da QR kodunu taramak, gösterecek kodu olmayan ziyaretçinin basılı kartvizitini taramak ve konuşulanları bir notla saklamak. Fuardan sonra bir işi daha vardır: tüm leadleri, satış ekibinizin Excel'de açıp zaten kullandığı CRM'e aktarabileceği bir dosyada teslim etmek.

Lead toplama uygulaması standda ne yapmalı?

Stanttaki bir görüşme birkaç dakika sürer, çoğu zaman arkasında bekleyenler vardır. Uygulamanın stant ekibinden istediği her şey bu süreye sığmalıdır:

• Kişiyi saniyeler içinde kaydetmek, ziyaretçiye adını hecelettirmeden.
• Etkinlik uygulamasıyla da, onsuz da çalışmak, çünkü her ziyaretçi uygulamayı kurmaz.
• Bağlamı saklamak: ziyaretçi ne sordu, ne zaman karar verecek, siz ne söz verdiniz.
• Her şeyi tek listede tutmak, lead hangi yoldan toplanmış olursa olsun.
• Leadleri dışarı çıkarmak, tek tek kopyalamadan, CRM'in kabul ettiği bir düzende.

Yaka kartı taraması: ziyaretçinin QR kodu

Etkinlik uygulamasıyla yürüyen bir etkinlikte her ziyaretçinin uygulamada kişisel bir QR kodu vardır. Stant ekibi kendi uygulamasında okuyucuyu açar, kodu tarar ve ziyaretçi bir bağlantı olarak kaydedilir; ad, firma ve unvan ziyaretçinin kayıtta verdiği bilgilerden gelir. Elle bir şey yazılmaz, yanlış yazım da olmaz.

İki ayrıntı göründüğünden daha önemlidir:

• Tarama telefonla yapılır. Tezgahtaki bir dizüstü bilgisayar yerine, şarjı dolu ve giriş yapılmış stant telefonları planlayın.
• Aynı ziyaretçi geri gelir. İkinci gün yapılan tarama elinizdeki leadi bulmalı, görüşmeyi iki kayda bölen bir kopya oluşturmamalıdır.

Kartvizit: uygulamayı kullanmayan ziyaretçiler için

Bazı ziyaretçiler etkinlik uygulamasını hiç açmaz, pek çoğu hala kartvizit uzatır. Lead toplama uygulaması kartın fotoğrafını çekip okumanızı sağlamalıdır: ad, firma, unvan, telefon numaraları, e-posta adresleri, web sitesi ve LinkedIn. Kart tasarımları çok çeşitlidir; bu yüzden uygulama emin olmadığı alanları işaretlemeli, stant ekibinden biri de kaydetmeden önce bunları kontrol etmelidir. Kart hiç okunamazsa elle girmek yine mümkün olmalı ve kart, taranan yaka kartlarıyla aynı listeye düşmelidir.

Tedarikçiye sorun: Karttan hangi alanlar okunuyor? Emin olunmayan bir alan nasıl gösteriliyor? Kartın fotoğrafı, sonradan tekrar bakabilmeniz için saklanıyor mu?

Her leadin notu

Taranan yaka kartı size birinin kim olduğunu söyler. Not ise satış ekibinize onu neden araması gerektiğini. Notu standda, taramanın hemen ardından, tek satırda yazın:

• ihtiyaç ("kuzey depoları için teklif istiyor"),
• zamanlama ("bütçe ocakta onaylanıyor"),
• verilen söz ("teknik föyü pazartesi gönder").

Notları yalnızca yazan kişinin görmesi gerekir; böylece stant ekibi görüşme hakkında gerçekten düşündüğünü yazar. Notu olmayan lead listenin en altına düşer; "teklif, ocak, föy pazartesi" notlu lead ise ilk hafta aranır.

Dışa aktarım: standdan CRM'e

Fuar biter; leadlerin, takibini yapacak kişilere ulaşması gerekir. Pek çok lead toplama aracı tam da burada yetersiz kalır: her uygulama ekranı için ayrı sütun, tek alana sıkışmış ad ve soyad, ayrı bir listede duran kartvizitler.

Bunun yerine şunlara bakın:

• Kişi başına tek dosya, taranan yaka kartları ve kartvizitler bir arada.
• Standart sütunlar: ad, soyad, firma, unvan, e-posta, telefon ve not; böylece dosya, yeniden düzenlemeye gerek kalmadan CRM'in içe aktarma alanlarına eşlenir.
• Bir kaynak sütunu; QR koduyla taranan yaka kartını, fotoğrafı çekilen ya da elle girilen kartvizitten ayırabilmeniz için.
• Satış ekibinin zaten açtığı bir biçim, yani pratikte Excel.

Bu dosyayı CRM'e aktarmak, satış ekibinizin fuardan sonra bir kez attığı bir adımdır. Lead puanlama, takip akışları ve fırsat takibi bundan sonra her zaman olduğu yerde, CRM'de yürür; lead toplama uygulamasının işi, fuarın bittiği gün her görüşmenin bağlamıyla birlikte eksiksiz bir liste teslim etmektir.

Tedarikçiye sorun: Dışa aktarılan dosyada hangi sütunlar var? Kartvizitler taranan yaka kartlarıyla aynı dosyada mı? Stant ekibinde kim dışa aktarabiliyor, bu özellik etkinliğimiz için açık mı?

Standda veri koruma

Taranan yaka kartları ve kartvizitler kişisel veridir. QR kodunu gösteren ya da kartvizit uzatan ziyaretçi, o görüşmeyle ilgili sizden haber almayı bekler; gönderdiğiniz her bültene eklenmeyi değil. KVKK ve GDPR kapsamında ticari ileti için ayrıca onay gerekir; fuar leadlerini pazarlama listelerine taşımadan önce hukuk danışmanınıza danışın. Dışa aktarılan dosyayı herhangi bir müşteri listesi gibi saklayın. Bu yazı hukuki tavsiye değildir.

Stant ekibi için kontrol listesi

1. Fuardan önce her stant telefonuna etkinlik uygulamasını kurun ve herkesin kendi hesabıyla giriş yapmasını sağlayın.
2. Tek bir not biçiminde anlaşın: ihtiyaç, zamanlama, verilen söz.
3. Önce yaka kartını tarayıp kartvizite mi döneceğinize, yoksa tersine mi karar verin.
4. Taranan her kartı kaydetmeden önce kontrol edin, özellikle e-posta ve telefon numaralarını.
5. Organizatöre bağlantı dışa aktarımının etkinliğiniz için açık olup olmadığını sorun.
6. Son gün herkes kendi leadlerini dışa aktarsın; bir kişi dosyaları birleştirip CRM'e aktarsın.
7. Ekip fuardan ayrılmadan önce her lead için bir takip sorumlusu belirleyin.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs etkinlik uygulamasında her ziyaretçinin kişisel bir QR kodu vardır; stant ekibi aynı ekrandan bu kodu tarayarak ziyaretçiyi bağlantı olarak kaydeder (QR ile Bağlantı). Taramanın hemen ardından yalnızca yazanın gördüğü özel bir not eklenebilir; aynı ziyaretçiyi yeniden taramak ikinci bir bağlantı oluşturmaz, son taramalar da listede durur, böylece öğle yemeğinde tanıştığınız kişiyi kolayca bulursunuz. Uygulamayı kullanmayan ziyaretçi kartvizitini uzatır: Kartvizit Tarama kartı fotoğraftan okur, emin olmadığı alanları ekibin kontrol etmesi için işaretler, kartın fotoğrafını saklar ve karta da not eklenebilir; kart elle de girilebilir.

Etkinlik sonunda herkes kendi bağlantılarını ve kaydettiği kartvizitleri Excel'de açılan tek bir dosyada dışa aktarır; ad, soyad, firma, unvan, e-posta, telefon ve notlar ayrı sütunlardadır, bir kaynak sütunu da taranan yaka kartlarını kartvizitlerden ayırır. Bu düzen, satış ekibinizin kullandığı CRM'e aktarılmaya hazırdır. Fuardan sonraki takip için fuarda lead toplama yazımızı okuyun.