Fuarda lead toplama: kartvizit tarama, QR ve asıl önemli olan takip

Fuarda lead toplamak, standdaki her görüşmeyi, ziyaretçi ayrılmadan ve takip için gereken bilgiyle birlikte kayıtlı bir bağlantıya dönüştürmek demektir. Pratikte bunun iki yolu vardır: ziyaretçinin etkinlik uygulamasındaki QR kodunu okutmak ya da uygulamayı kullanmayan ziyaretçinin basılı kartvizitini taramak. Hangi yolu kullanırsanız kullanın, bir bağlantının işe dönüşüp dönüşmeyeceğini yerinde yazılan not ve fuardan sonraki günlerde yapılan takip belirler.

Kartvizitler neden hala kayboluyor?

Fuar gününün sonunda stant ekibinin elinde bir deste kartvizit kalır. Kimin ne söylediği çoktan bulanıklaşmıştır; kartlar bir tabloya girilmek için günlerce bekler, bazıları bir ceket cebinde eve gider ve geri dönmez. Satış ekibi aradığında ziyaretçi kırk firmayla daha görüşmüştür ve o konuşmayı hatırlamaz. Katılımcı firmalar ve sponsorlar da eve kaç bağlantıyla döndüklerini gösteremez; bu da gelecek yıl tekrar katılmanın gerekçesini zayıflatır.

Bağlantı toplamanın iki yolu

QR: ziyaretçi etkinlik uygulamasını kullanıyorsa

Her ziyaretçinin uygulamada kişisel bir QR kodu vardır. Stant ekibi bu kodu okutur, ziyaretçinin profili bir bağlantı olarak kaydedilir; ad, firma ve unvan kayıtta verilen bilgilerle zaten doludur. Elle bir şey yazmak gerekmez, yanlış okuma da olmaz.

Okutmanın hemen ardından, görüşme henüz tazeyken özel bir not ekleyin. Notu yalnızca yazan kişi görmelidir.

Kartvizit tarama: kullanmıyorsa

Her ziyaretçi uygulamayı açmaz, pek çoğu hala kartvizit uzatır. Kartın uygulamada fotoğrafını çekmek adı, firmayı, unvanı, telefon numaralarını ve e-posta adreslerini okumalıdır. Kart tasarımları çok çeşitlidir, ara sıra yanlış okuma olacaktır: iyi bir tarayıcı emin olmadığı alanları işaretler, stant ekibi de kaydetmeden önce bunları kontrol eder. Kart hiç okunamazsa elle girmek bir dakikadan kısa sürmelidir.

Tedarikçiye sorun: Karttan hangi alanlar okunuyor? Uygulama emin olmadığı bir alanı nasıl gösteriyor? Kartın fotoğrafı bağlantıyla birlikte saklanıyor mu?

Not, kartvizitten daha değerlidir

Kartvizit size birinin kim olduğunu söyler. Not ise onu neden aramanız gerektiğini. Notu standda, tek satırda yazın:

• ne sordu ("200 adet için fiyat"),
• ne zaman karar verecek ("bütçe martta açılıyor"),
• siz ne söz verdiniz ("cumaya kadar kataloğu gönder").

Notu olmayan bağlantı takip listesinin en altına düşer. "Teklif istiyor, martta karar verecek" notlu bağlantı ise pazartesi aranır.

Fuardan sonra: takip

1. İki gün içinde. Söz verdiğiniz şeyi fuar ziyaretçinin aklındayken gönderin.
2. Önceliğe göre. Notunda bir ihtiyaç ve bir tarih geçen bağlantılarla başlayın.
3. Görüşmeyi hatırlatarak. Yalnızca fuardan değil, yaptığınız görüşmeden söz edin: "yılın ikinci yarısındaki teslim sürelerini sormuştunuz".
4. Her bağlantıya bir sorumlu. Ekipte takibi kimin yapacağına karar verin; kimse üç kez aranmasın, kimse de hiç aranmamış kalmasın.

Katılımcı firma ve organizatör neyi ölçmeli?

Katılımcı firma için işe yarayan rakamlar basittir: kaç bağlantı toplandı, kaçında not var, kaçına dönüş yapıldı. Organizatör için ise fuar genelindeki QR okutma sayısı, fuar alanında gerçekte ne kadar bağlantı kurulduğunu gösterir ve etkinlikten sonra katılımcı firmalara ve sponsorlara gönderdiğiniz raporları besler. Sponsor raporu rehberimiz bu rakamların dürüstçe nasıl sunulacağını anlatıyor.

Standda veri koruma

Fuarda toplanan iletişim bilgileri kişisel veridir. QR kodunu gösteren ya da kartvizit uzatan ziyaretçi, o görüşmeyle ilgili aranmayı bekler; gönderdiğiniz her bültene eklenmeyi değil. KVKK ve GDPR kapsamında ticari ileti için ayrıca onay gerekir; fuar bağlantılarını pazarlama listelerine taşımadan önce hukuk danışmanınıza danışın. Bu yazı hukuki tavsiye değildir.

Stant ekibi için kontrol listesi

1. Fuardan önce her stant telefonuna etkinlik uygulamasını kurun ve giriş yapın.
2. Tek bir not biçiminde anlaşın: ihtiyaç, zamanlama, verilen söz.
3. Önce QR kodu okutup kartvizite mi döneceğinize, yoksa tersine mi karar verin.
4. Taranan kartları kaydetmeden önce kontrol edin, özellikle e-posta ve telefon numaralarını.
5. Gün içinde, hatıralar tazeyken o günün bağlantılarını gözden geçirmek için bir saat belirleyin.
6. Ekip dönmeden önce takip sorumlularını belirleyin.

Sık yapılan hatalar

• Kartvizitleri bir kasede toplamak. Arkasında bir görüşme olmayan kart lead değildir.
• Kartları bir hafta sonra girmek. Bağlam kaybolmuştur, bazı kartlar da kaybolmuştur.
• Kuyruk uzun diye notu atlamak. Tek satırlık not on saniye sürer ve sonraki aramayı kolaylaştırır.
• Herkese aynı e-postayla dönmek. Ziyaretçi, aynı mesajın herkese gittiğini hemen anlar.
• Her şeyi tek kişiye bırakmak. Bağlantıların olduğu tek telefon bir satışçıyla eve giderse, leadler de onunla gider.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te stant ekipleri etkinlik uygulamasında iki yoldan bağlantı toplar: ziyaretçinin kişisel QR kodunu okutarak, böylece profili özel bir notla birlikte bağlantı olarak kaydedilir; ya da kartvizitin fotoğrafını çekerek, böylece yapay zeka kartı okur ve emin olmadığı alanları ekibin kaydetmeden önce kontrol etmesi için işaretler (kartvizit tarama uygulaması). QR okutmaları organizatörün analiz panelinde görünür ve katılımcı firma ile sponsor raporlarını besler. Bağlantılar, B2B eşleştirmeden her kişinin takvimindeki görüşmelere kadar fuarda kullanılan diğer her şeyle aynı uygulamada durur; gerisini fuar uygulaması yazımızda anlatıyoruz.