Etkinlik uygulaması fiyatı nasıl belirlenir?

Etkinlik uygulamasının fiyatı tek bir etkene değil, birkaç etkenin bileşimine bağlıdır: ziyaretçi sayısı, etkinlik gün sayısı, ihtiyaç duyulan modüller, markalı ya da ortak uygulama tercihi, entegrasyon ve veri aktarımı, sahada destek ve kurulum ile içerik girişi için gereken emek. Teklifleri adil karşılaştırmak için önce bu etkenleri kendi etkinliğiniz için netleştirmeniz, sonra her sağlayıcıya aynı kapsamı sormanız gerekir.

Fiyatı belirleyen etkenler

Sağlayıcıların fiyatlandırma modelleri farklı olsa da maliyeti büyük ölçüde aynı etkenler oluşturur. Teklif istemeden önce her biri için kendi cevabınızı hazırlayın.

Ziyaretçi sayısı

Ziyaretçi sayısı arttıkça kayıt, bildirim, destek talebi ve veri hacmi de artar. Bazı sağlayıcılar kişi başı, bazıları ziyaretçi aralığına göre fiyatlandırır. Tahmininizi gerçekçi tutun: kayıt olan ile uygulamayı gerçekten kullanan kişi sayısı genellikle farklıdır ve hangisinin esas alındığını sormanız gerekir.

Etkinlik gün sayısı

Tek günlük bir konferans ile beş günlük bir fuar aynı iş yükünü getirmez. Gün sayısı arttıkça program değişiklikleri, bildirim planı ve sahada destek ihtiyacı da uzar. Kurulum ve etkinlik sonrası raporlama dönemleri de bu süreye eklenir.

İhtiyaç duyulan modüller

En büyük fark genellikle burada oluşur. Program ve takvim gibi temel özellikler ile akıllı eşleştirme, speed networking, kartvizit tarama ya da sponsor alanları gibi ek modüller farklı maliyet kalemleridir. Etkinliğinizin hedefini belirlemeden modül seçmek, kullanılmayacak özellikler için ödeme yapmanıza yol açabilir.

Pratik bir yöntem, modülleri üç gruba ayırmaktır: etkinliğin olmazsa olmazları, hedefe doğrudan katkı sağlayanlar ve olsa iyi olur dediğiniz özellikler. Teklifi ilk iki grupla isteyip üçüncü grubun ayrı fiyatlandırılmasını talep etmek, bütçe sınırına göre karar vermenizi kolaylaştırır.

Markalı uygulama mı, ortak uygulama mı?

Markalı uygulama, App Store ve Google Play'de sizin adınızla yayımlanan ayrı bir uygulamadır. Marka bütünlüğü sağlar; ancak mağaza onayı, geliştirici hesapları, ek tasarım ve bakım süresi gerektirir. Ortak uygulamada ziyaretçi sağlayıcının uygulamasını indirip etkinliğinizi seçer. Daha hızlı devreye girer ve genellikle daha az kurulum emeği ister. Hangisinin size uygun olduğu, etkinliğin yılda kaç kez tekrarlandığına ve marka beklentinize bağlıdır.

Entegrasyonlar ve veri aktarımı

Mevcut kayıt sisteminizden, bilet platformunuzdan ya da Excel listelerinden veri aktarımı ek iş demektir. Tek seferlik bir dosya aktarımı ile sürekli senkronize çalışan bir entegrasyon arasında belirgin bir maliyet farkı vardır. Hangi verinin, hangi formatta ve ne sıklıkla aktarılacağını önceden yazın.

Sahada destek

Bazı etkinlikler yalnızca uzaktan destekle yürür; bazıları ise sahada kayıt masası, QR giriş noktaları ya da teknik ekip ister. Sahadaki kişi sayısı, süre ve seyahat giderleri teklifin önemli bir parçası olabilir. Etkinlik öncesinde ekibinize verilecek eğitim ve organizatör paneline kaç kişinin erişebileceği de bu başlık altında sorulmalıdır.

Kurulum ve içerik girişi

Programın, konuşmacıların, katılımcı firmaların ve yerleşim planının uygulamaya girilmesi zaman alır. Bu işi sizin ekibiniz mi yoksa sağlayıcı mı yapacak? Sağlayıcı yapacaksa kaç revizyon dahil? Bu sorular, aynı görünen iki teklif arasındaki farkı çoğu zaman açıklar.

Tek etkinlik mi, yıllık plan mı?

Yılda birden fazla etkinlik düzenliyorsanız yıllık ya da çok etkinlikli bir plan, her etkinlik için ayrı sözleşme yapmaktan daha öngörülebilir olabilir. Kurulum emeği ilk etkinlikte yoğunlaşır, sonraki etkinlikler aynı yapının üzerine kurulur.

Teklifleri adil karşılaştırmak

Farklı sağlayıcılardan gelen teklifler genellikle farklı kalemler içerir; bu yüzden toplam rakamları yan yana koymak yanıltıcı olur. Adil bir karşılaştırma için:

1. Tek sayfalık bir kapsam belgesi hazırlayın: ziyaretçi sayısı, gün sayısı, istenen modüller, veri kaynakları, sahada destek ihtiyacı.
2. Bu belgeyi tüm sağlayıcılara aynı şekilde gönderin.
3. Gelen teklifleri kalem kalem bir tabloya aktarın; bir teklifte olup diğerinde olmayan kalemleri işaretleyin.
4. Eksik kalemler için ek fiyat isteyin ve karşılaştırmayı bu tamamlanmış tablo üzerinden yapın.
5. Fiyatın yanına kurulum süresini ve destek modelini de yazın; en ucuz teklif en geç devreye giren teklif olabilir.

Son olarak, fiyatı değerle birlikte değerlendirin: uygulamanın etkinlik hedefinize, örneğin planlı B2B görüşme sayısına ya da sponsor memnuniyetine nasıl katkı sağlayacağını sorun. Ucuz ama kullanılmayan bir uygulama, bütçenin en verimsiz kalemi olur.

Sorulması gereken gizli maliyetler

Teklifte görünmeyen ama faturaya yansıyabilecek kalemleri baştan sorun:

• Ziyaretçi sayısı tahmini aşarsa ne olur?
• Program değişiklikleri ve içerik revizyonları teklife dahil mi?
• Markalı uygulamada mağaza onayı ve güncellemeler kimin sorumluluğunda?
• Etkinlik sonrası veri dışa aktarımı ve raporlar ek ücretli mi?
• Birden fazla dilde içerik, örneğin Türkçe ve İngilizce, ayrı mı fiyatlandırılıyor?
• Etkinlik günü dışında, örneğin hafta sonu ya da gece, destek nasıl veriliyor?
• Sözleşme bitince verilere ne kadar süre erişebilirsiniz?

Sağlayıcıya sorulacak sorular

• Hangi modüller fiyata dahil, hangileri ek ücretli?
• Fiyatı hangi değişkenler belirliyor ve bunlar sözleşmeye nasıl yazılıyor?
• Benim etkinliğime benzer büyüklükte ve türde bir referansınız var mı?
• Kurulum için sizden ve bizden ne kadar emek bekleniyor?
• Etkinlik sırasında bir sorun çıkarsa kime, nasıl ulaşacağız?
• Veriler nerede saklanıyor ve veri sorumlusu kim?

Sık yapılan hatalar

• Yalnızca toplam rakama bakmak: kapsamı farklı iki teklifin toplamlarını karşılaştırmak, yanlış sağlayıcıyı seçmenize yol açabilir.
• Modülleri hedeften önce seçmek: her özelliği istemek bütçeyi şişirir, ziyaretçinin uygulamasını da karmaşıklaştırır.
• İçerik girişi emeğini hesaba katmamak: ekibiniz etkinlik haftasında yüzlerce satırı elle girmek zorunda kalabilir.
• Ziyaretçi sayısını iyimser tahmin etmek: fiyat bu sayıya bağlıysa sapma doğrudan bütçeye yansır.
• Sözleşmeyi son haftaya bırakmak: markalı uygulama gibi seçenekler mağaza onayı için zaman ister.

Eventiqs'te fiyat nasıl belirlenir?

Eventiqs modüler bir etkinlik platformudur: 4 grupta 17 modül bulunur ve yalnızca etkinliğinizin ihtiyaç duyduğu modülleri açarsınız. Fiyat, seçtiğiniz modüllere ve etkinliğinizin ölçeğine göre belirlenir. Modül oluşturucuda etkinlik türünüzü seçip önerilen modüllerle başlayabilir, ihtiyacınıza göre ekleyip çıkarabilir ve bu kurulumla iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz. Karar sürecinin tamamı için etkinlik uygulaması seçimi rehberimize bakabilirsiniz.