Etkinlik iletişimi: hangi e-posta ve bildirim, kime, ne zaman gönderilir?

Etkinlik iletişim planı, etkinlikten önce, etkinlik sırasında ve sonrasında hangi mesajın e-postayla, hangisinin anlık bildirimle, hangi davetli grubuna ve hangi saatte gideceğini önceden belirler. Davetliler doğru zamanda ellerine ulaşan mesaja göre hareket eder; her mesaj herkese gittiğinde ise okumayı bırakırlar. İşleyen bir planda saklanacak ve masa başında okunacak bilgiler e-postayla, hemen bilinmesi gerekenler bildirimle gönderilir; ikisi de davetli kategorisine ya da kişiye göre hedeflenir. Bir araç seçerken kategoriye ve kişiye göre gönderime, önceden zamanlanabilen hatırlatma ve aktivasyon akışlarına, her gönderim için teslim ve tıklanma raporlarına bakın.

Etkinlik iletişimi neden zordur?

Şehir dışındaki bir otelde 300 bayi ve 60 çalışanın katıldığı bir bayi toplantısı düşünün. İkinci gün sabah, köprüdeki trafik yüzünden fabrika ziyaretine gidecek transfer 08.30'dan 08.00'e çekilir. Öğleye doğru rüzgar çıkar, gala yemeği terastan kapalı restorana alınır. Öğleden sonra yeni finansman modeliyle ilgili atölye yalnızca bir bölgenin bayilerine açılır.

Pek çok ekipte bu üç mesaj aynı yoldan gider: herkesin olduğu büyük bir mesajlaşma grubu ya da tüm listeye tek bir e-posta. Atölye duyurusu, onu hiç ilgilendirmeyen yüzlerce kişiye ulaşır; bir saat sonra gelen transfer değişikliği de göz ucuyla geçilir ve kaçırılır. Gruptan çıkmış bayiler yemeğin yerinin değiştiğini hiç duymaz.

Teşvik gezisinde aynı sorun başka bir biçimde karşınıza çıkar. İki grup iki ayrı uçuşla gelir ve 06.00'daki transfer yalnızca ilk grubu ilgilendirir. Herkese giden bir transfer bildirimi ikinci grubu boşuna uyandırır; sizden gelen bir sonraki bildirim de dikkate alınmaz.

Fuar ve kongrede ölçek büyür: bir seminer başka salona taşınır, servis saati değişir, bir sponsor stant etkinliğini duyurmak ister. Plan yoksa davetliler bildirimlerinizi açmadan kaydırıp geçmeyi öğrenir. Bu yüzden davetli iletişimi, mesajı yazmaktan çok mesajın kime ve ne zaman gideceğine karar vermekle ilgilidir.

E-posta mı, bildirim mi?

E-posta, davetlinin saklayıp yeniden bakacağı bilgi içindir: davetiye, kayıt onayı, pratik bilgiler, teşekkür mesajı ve anket. Genellikle masa başında, etkinlikten günler önce okunur.

Bildirim ise o an önemli olan içindir: bir değişiklik, bir buluşma noktası, başlamak üzere olan bir oturum. Yürürken, birkaç saniyede okunur. E-posta gibi yazılmış bir bildirim çoğu zaman okunmaz; acil bir haberi taşıyan e-posta da geç kalır.

Örnek bir iletişim takvimi

Kendi etkinliğinize göre uyarlayın, ama şuna benzer bir planla başlayın:

• Dört ila altı hafta önce: davet listesine, kayıt bağlantısını içeren davet e-postası.
• Kayıttan sonra: kayıt onayı e-postası ve etkinlik uygulamasına davet.
• İki hafta önce: aktivasyon hatırlatması: uygulamayı açın, profilinizi tamamlayın, görüşmelerinizi planlayın.
• Bir hafta önce: pratik bilgiler e-postası: mekan, kıyafet kuralı, seyahat bilgileri, programın uygulamada nerede olduğu.
• Bir gün önce: ertesi günün ilk önemli bilgisini içeren kısa bir bildirim (kayıt saati ya da ilk oturumun salonu gibi); transfer saatleri için her gruba ayrı bildirim.
• Etkinlik sabahı: ilk nereye gidileceğini söyleyen bir karşılama bildirimi.
• Etkinlik sırasında: davetlinin kendi takviminden her oturumdan önce gelen kişisel hatırlatmalar; değişiklikler yalnızca etkilenen gruba bildirimle; her günün sonunda ertesi günün ilk adımını hatırlatan kısa bir bildirim.
• Etkinlikten sonra: bir iki gün içinde anket, fotoğraflar ve sunumlarla birlikte teşekkür e-postası.

Nelere bakmalı?

1. Kategoriye ve kişiye göre gönderim

Bir bölgenin atölyesi, bir grubun transferi, yalnızca gazetecilere yönelik basın toplantısı: her biri yalnızca ilgili kişilere ulaşan bir mesaj ister. Araç, davetli kategorisine (bayi, çalışan, konuşmacı, basın, misafir) ve tek tek kişilere göre gönderim yapmanıza izin vermeli; tek bir otel rezervasyonuyla ilgili mesaj tek bir misafire gidebilmelidir.

Tedarikçiye sorun: Bir kategoriye ve seçtiğimiz kişilere e-posta ve bildirim gönderebiliyor muyuz? Bu kategoriler kayıtta kullandığımız kategorilerle aynı mı?

2. Zamanlanmış hatırlatma ve aktivasyon akışları

Yukarıdaki takvimin büyük kısmı haftalar önceden yazılabilir. Hatırlatma ve aktivasyon mesajlarını bir kez kurup zamanlayın; ekibiniz kimsenin öngöremeyeceği değişikliklere vakit ayırabilsin.

Tedarikçiye sorun: Hatırlatma ve aktivasyon akışlarını etkinlik başlamadan zamanlayabiliyor muyuz? Zamanlanmış bir mesajı gitmeden önce düzenleyebiliyor muyuz?

3. Davetlinin takviminden gelen kişisel hatırlatmalar

"Oturum on dakika sonra başlıyor" mesajını herkese göndermeniz gerekmez. Her davetlinin seçtiği oturumları ve görüşmeleri içeren kişisel bir ajandası olduğunda uygulama her oturumdan önce onu hatırlatabilir; toplu mesajlarınız da gerçek haberlere kalır.

4. Uygulamaya hemen yansıyan program değişiklikleri

Bildirim bir şeyin değiştiğini söyler; davetli uygulamayı açtığında yeni salonu ya da saati görmelidir. Uygulamadaki program hala eski salonu gösteriyorsa bildirim cevapladığından fazla soru doğurur. Önce programı güncelleyin, sonra mesajı gönderin.

5. Her gönderim için teslim ve tıklanma raporu

Her mesajdan sonra kaç kişiye ulaştığını ve kaç kişinin tıkladığını bilmek istersiniz. Transfer değişikliğinde tıklanma oranı düşükse ikinci bir mesaj gönderin ya da otel kapısına birini yerleştirin.

Tedarikçiye sorun: Her e-posta ve bildirim için teslim ve tıklanma oranları raporlanıyor mu? Bunları yalnızca sonradan mı, etkinlik sırasında da mı görebiliyoruz?

6. Bildirim yorgunluğuna karşı kurallar

Bu madde araçla değil ekibinizle ilgili. Günlük bildirim sayısına bir sınır koyun, sessiz saatler belirleyin (gece geç saatte ve sabah erkenden acil olmayan bildirim göndermeyin) ve her gönderimi onaylayan tek bir kişi seçin. Her bildirim tek bir sorudan geçmeli: bu kişinin bunu şimdi bilmesi gerekiyor mu?

7. Sponsorlu mesajları ayrı tutmak

Bir stant etkinliğini ya da hediye dağıtımını duyuran sponsorlu bildirimler satılabilir bir kalem olabilir; ama davetlinin dikkati için operasyon mesajlarınızla yarışırlar. Bunları açıkça etiketleyin, günde kaç tane gideceğini sınırlayın ve davetlinin görmesi gereken bir değişikliğin önüne geçmelerine izin vermeyin.

8. Ticari mesajlar için onay

Kişinin kayıt olduğu etkinlikle ilgili operasyon mesajları ile tanıtım mesajları aynı şey değildir. Bir ürünü, bir sponsoru ya da gelecek yılki etkinliği tanıtan mesajlar, KVKK ve GDPR gibi veri koruma ve elektronik ticari ileti kuralları kapsamında genellikle ayrıca onay gerektirir. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınızla görüşün.

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. İletişim takvimini yazın: planlanan her e-posta ve bildirim, kime gideceği ve gönderim saati.
2. İhtiyaç duyacağınız grupları belirleyin; kayıttaki kategorilerin bunlarla örtüştüğünden emin olun.
3. Hatırlatma ve aktivasyon akışlarını etkinlik haftasından önce zamanlayın.
4. Etkinlik süresince her bildirimi onaylayacak bir kişi ve bir yedek belirleyin.
5. Günlük bildirim sınırında ve sessiz saatlerde anlaşın.
6. Beklediğiniz değişiklikler için kısa şablonlar hazırlayın: transfer saati, mekan değişikliği, salon değişikliği.
7. Ticari ve sponsorlu mesajları operasyon mesajlarından ayırın, her biri için elinizdeki onayı kontrol edin.

Sık yapılan hatalar

• Her şeyi herkese göndermek. Birkaç kişiyi ilgilendiren mesaj, geri kalanlara sizi görmezden gelmeyi öğretir.
• Bildirimi e-posta gibi yazmak. Bildirim birkaç saniyede okunmalı; ayrıntının yeri uygulamadır.
• Uygulamayı etkinlik sabahı duyurmak. Gelmeden önce uygulamayı açmamış davetliler ilk bildirimlerinizi kaçırır.
• Programı güncellemeden değişikliği duyurmak. Davetli uygulamayı açar ve hala eski salonu görür.
• Rakamlara hiç bakmamak. Teslim ve tıklanma oranları olmadan transfer değişikliğinin kimseye ulaşıp ulaşmadığını bilemezsiniz.
• Bildirim sayısını sponsorlara bırakmak. Sponsorlu bildirim çoğaldıkça bir sonraki acil bildiriminiz de açılmadan geçilir.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'in İletişim modülüyle davetli kategorisine ya da kişiye göre e-posta ve anlık bildirim gönderir, hatırlatma ve aktivasyon akışlarını önceden zamanlar, her gönderimin teslim ve tıklanma oranlarını görürsünüz. Takvimim her davetliye seçtiği her oturumdan önce hatırlatma gönderir; panelde yapılan program değişiklikleri de Konuşmacı Akışı üzerinden uygulamaya hemen yansır. Sponsorlu bildirimler bir sponsor alanı olarak sunulabilir ve sonuçlar sponsor bazında raporlanır. Kurulumun bütününü kurumsal etkinlik uygulaması ve kişisel etkinlik ajandası yazılarımızda anlatıyoruz.