Etkinlik yönetim paneli: program, davetliler ve içerik tek panelden

Etkinlik yönetim paneli ya da organizatör paneli, etkinliği düzenleyen ekibin etkinliği kurduğu ve yürüttüğü tek yerdir: program, davetli listesi ve kategoriler, seyahat bilgileri, içerik ve belgeler, uygulamada açılacak modüller ve gönderilecek mesajlar burada yönetilir. Panelde yapılan bir değişiklik, yeni bir PDF ve e-posta turu gerekmeden davetlinin uygulamasına ulaşır; ekip de beş ayrı tablo yerine tek bir liste üzerinden çalışır. Bir etkinlik yönetim platformu seçerken programın ve davetli verisinin panele nasıl girildiğine, değişikliklerin uygulamaya hemen yansıyıp yansımadığına, modüllerin her etkinlik için ayrı açılıp açılamadığına ve etkinlik günü nelerin canlı izlenebildiğine bakın.

Etkinliği tablolarla yürütmek neden zorlaşır?

Bir üretim şirketinin iç etkinlik ekibini düşünün: ocakta satış kick-off'unu, baharda bayi toplantısını, sonbaharda ürün lansmanını üç kişi yürütüyor. Her etkinlikte program defalarca değiştirilmiş bir belgede duruyor; davetli tablosunun bir kopyası İK'da, biri satış operasyonunda, biri de seyahat acentesinde. Uçuşlar e-postayla, yerleşim planı PDF olarak geliyor; duyurular, bayilerin yarısının sessize aldığı bir mesajlaşma grubundan yapılıyor.

Bayi toplantısına bir hafta kala açılış konuşması otuz dakika kayıyor. Ekip yeni bir PDF hazırlıyor, 350 kişiye e-postayla gönderiyor, gruba da atıyor. Etkinlik günü bazı bayilerin elinde hala eski program var ve aynı soru üç ayrı e-posta kutusuna geliyor. Etkinlikten sonra yönetim kaç görüşme yapıldığını soruyor; ekipten biri bunu elle sayıyor.

Küçük bir ekipte sorun çoğu zaman emek eksikliği değildir. Her değişikliğin birkaç ayrı yerde yapılması gerekir ve her kopya diğerlerinden biraz daha uzaklaşır.

Etkinlik yönetim panelinde nelere bakmalısınız?

1. Program: günler, oturumlar, salonlar ve konuşmacılar

Her oturum bir güne, bir salona ve konuşmacılarına bağlı olmalıdır. Bir oturumun saati değiştiğinde değişiklik davetlinin uygulamasına hemen yansımalı; sahne, uygulama ve ekip aynı saati göstermelidir.

Tedarikçiye sorun: Panelde bir oturumu kaydırdığımızda davetli bunu ne zaman görüyor? Ayrıca bir yayımlama adımı gerekiyor mu?

2. Davetliler, kategoriler ve kişisel bilgiler

Davetli listesi panelin yanında değil, içinde durmalıdır: her kişi bir kategoriyle (çalışan, bayi, iş ortağı, konuşmacı, misafir) ve etkinliğin gerektirdiği kişisel bilgilerle birlikte. 350 kişiyi kimse tek tek girmez; bu yüzden toplu yükleme de, yüklemeden sonra tek bir kaydı düzeltebilmek de önemlidir.

Tedarikçiye sorun: Davetli listesini bir tablodan toplu yükleyebiliyor muyuz? Yüklemeden sonra tek bir kişinin bilgisini nasıl düzeltiyoruz?

3. Seyahat bilgileri

Yurt dışındaki bir kick-off'ta ya da başka şehirdeki bir bayi toplantısında en çok sorulan konular uçuş, otel ve transferdir. Seyahat verisi davetli listesiyle birlikte toplu yüklenebilmeli, her davetli yalnızca kendi planını görmelidir. Bu planda neler olması gerektiğini kurumsal etkinlik seyahat yönetimi yazımızda anlattık.

4. İçerik ve belgeler

Mekan haritaları, hizmet bilgileri ve faydalı bağlantılar, ekibinizin tek tek yanıtlayacağı soruları baştan karşılar: servis nereden kalkıyor, Wi-Fi şifresi ne? Bu içerik programla aynı panelde durmalıdır.

5. Her etkinlik için ayrı açılan modüller

Kick-off, bayi toplantısı ve lansman aynı uygulamayı gerektirmez. Kick-off için program, seyahat ve fotoğraflar yeterli olabilir; bayi toplantısına speed networking eklenir. Modülleri her etkinlik için ayrı açabilmelisiniz; davetlinin gördüğü uygulama da bu seçimi izlemeli, kimse boş bir sekmeyle karşılaşmamalıdır.

Tedarikçiye sorun: Bir modülü bir etkinlikte açıp diğerinde kapalı tutabiliyor muyuz? Kapalı bir modül için davetli ne görüyor?

6. Fotoğraflar ve speed networking

Bazı modüller etkinlik sürerken de organizatörden iş bekler. Fotoğraflar etkinlik bittikten sonra değil, etkinlik devam ederken de panelden yüklenebilmelidir. Speed networking oturumu da (oturum katılımcılarının seçimi, davetler, tur ve masa bazlı eşleşme matrisi, planın yayımlanması) programın geri kalanıyla aynı panelde kurulmalıdır.

7. İletişim

Duyurular panelden e-posta ya da anlık bildirim olarak herkese, tek bir kategoriye ya da tek tek seçilen kişilere gönderilebilmelidir. Önceden bildiğiniz hatırlatmaları (bir önceki akşam, yemekten bir saat önce) baştan planlamak daha iyidir. Her gönderimin teslim ve tıklanma oranları da mesajın kişilere ulaşıp ulaşmadığını gösterir.

Tedarikçiye sorun: Hatırlatmaları etkinlik başlamadan planlayabiliyor muyuz? Her gönderim için hangi sayıları görüyoruz?

8. Canlı göstergeler ve raporlar

Etkinlik günü ekip, sahada neler olduğunu görebilmelidir: aktif kullanıcı, görüşme, QR okutma ve mesaj sayıları. Etkinlikten sonra paydaş bazında hazırlanan raporlar (davetli, sponsor ve katılımcı firma için ayrı ayrı) yönetimin sorularını elle saymaya gerek bırakmadan yanıtlar ve bir sonraki etkinliğin planlamasına veri sağlar. Ayrıntısını kurumsal etkinlik başarısının ölçülmesi yazımızda bulabilirsiniz.

Ekipte kim hangi işten sorumlu?

Panel, her bölümünün tek bir sorumlusu olduğunda iyi işler. Üç ya da dört kişilik bir ekipte iş bölümü şöyle olabilir:

• Program sorumlusu: oturumlar, salonlar ve konuşmacılar. Programı yalnızca o değiştirir; böylece uygulama ile sahne aynı akışı izler.
• Davetli ve seyahat sorumlusu: davet listesi, kategoriler ve seyahat acentesinden gelen veri; toplu yüklemeden sonraki düzeltmeler de bu kişidedir.
• İçerik ve iletişim sorumlusu: belgeler, haritalar, bağlantılar ve e-posta ile bildirim takvimi.
• Etkinlik günü: bir kişi canlı göstergeleri izler ve duyuruları gönderir, bir başkası fotoğrafları yükler.

Paneldeki davetli verileri

Panelde davetlilerin adı, iletişim bilgileri, kategorileri ve seyahat rezervasyonları bulunur. Bu verilerde veri sorumlusu genellikle organizatördür, platform tedarikçisi ise veri işleyen olarak çalışır. KVKK ve GDPR kapsamında yalnızca etkinliğin gerektirdiği bilgiyi toplayın ve aydınlatma metninde hangi bilgiyi neden tuttuğunuzu davetlilere anlatın. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınızla görüşün.

Tedarikçiye sorun: Veriler hangi bölgede saklanıyor? Aktarım ve depolama sırasında şifreleniyor mu?

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. Sekiz hafta kala: planlama toplantısını yapın, bu etkinlikte hangi modüllerin kullanılacağına karar verin ve davetli kategorilerini belirleyin.
2. Yedi hafta kala: uygulamanın görünümü kurulumda yapılandırılabilsin diye etkinlik adını, logoyu ve renkleri iletin.
3. Altı hafta kala: program taslağını panelde oluşturun; kaydı açın ya da davet listesini yükleyin.
4. Dört hafta kala: acenteden gelen seyahat verisini toplu yükleyin ve birkaç planı biletlerle karşılaştırın.
5. Üç hafta kala: mekan haritalarını, hizmet bilgilerini ve faydalı bağlantıları ekleyin.
6. İki hafta kala: hatırlatmaları planlayın; etkinlikte speed networking varsa davetleri hazırlayın.
7. Bir hafta kala: uygulamayı her kategoriden birer kişiyle deneyin; son dakika değişikliklerinin program sorumlusu üzerinden yapılacağında anlaşın.
8. Etkinlik günü: panelde canlı göstergeleri açık tutun, fotoğrafları geldikçe yükleyin.

Sık yapılan hatalar

• Panelin yanında bir ana tablo tutmak. İki liste bir hafta içinde birbirinden ayrışır ve hangisinin doğru olduğunu kimse bilmez.
• Programı iki yerde değiştirmek. Sahne akışı ile panel farklıysa davetliler en son hangisini gördüyse ona güvenir.
• Her modülü "lazım olur" diye açmak. Boş sekmeler uygulamayı yarım kalmış gibi gösterir.
• Seyahat verisini etkinlikten önceki gece yüklemek. Uçuş ve otel soruları etkinlikten günler önce başlar.
• Her duyuruyu herkese göndermek. On iki kişiyi ilgilendiren bir değişiklik o on iki kişiye gitmelidir.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te organizatör etkinliği Organizatör Paneli'nden yürütür (organizatör paneli): günler, oturumlar, salonlar ve konuşmacılar; toplu yükleme, kategoriler ve kişisel bilgilerle davetli ve seyahat verisi; mekan haritaları, hizmetler ve faydalı bağlantılar gibi içerik ve belgeler burada yönetilir. Panelde yapılan program değişiklikleri uygulamaya hemen yansır. Modüller etkinlik bazında açılır ve davetlinin gördüğü uygulama bu seçimi izler. Fotoğraflar etkinlik sırasında da panelden yüklenir, speed networking oturumları da panelde kurulur. E-posta ve anlık bildirimler kategoriye ya da kişiye göre gönderilir ve her gönderimin teslim ve tıklanma oranları raporlanır. Canlı göstergeler aktif kullanıcı, görüşme, QR okutma ve mesaj sayılarını gösterir; paydaş bazında raporlar da panelde yer alır. Uygulamanın görünümü kurulum sırasında etkinliğinizin kimliğine göre yapılandırılır. Bunların bir şirket etkinliğinde nasıl bir araya geldiğini kurumsal etkinlik uygulaması yazımızda okuyabilirsiniz.