Etkinlik uygulaması seçerken dikkat edilmesi gereken 10 kriter

Etkinlik uygulaması seçerken özellik listesine değil, kendi etkinliğinize bakın: uygulama etkinlik formatınıza uyuyor mu, ziyaretçiler onu gerçekten kullanacak mı, ziyaretçilere, katılımcı firmalara ve sponsorlara ölçülebilir bir değer sağlıyor mu, ekibiniz de etkinlik gününün yoğunluğunda onu yönetebilecek mi? Aşağıdaki 10 kriter bu soruları her tedarikçiye sorabileceğiniz somut sorulara dönüştürüyor; ardından demo kontrol listesi ve dikkat edilmesi gereken uyarı işaretleri geliyor.

Tedarikçileri karşılaştırmadan önce

Önce üç şeyi yazıya dökün: etkinliğin türü ve büyüklüğü, başarıyı neyle ölçeceğiniz (gerçekleşen görüşmeler, sponsor yenilemeleri, oturum katılımı) ve platformu ekibinizde kimin yöneteceği. Bunlar olmadan her demo iyi görünür. Bunlar netleştiğinde her tedarikçiden kendi senaryosunu değil, sizin senaryonuzu göstermesini isteyebilirsiniz.

10 kriter

1. Etkinlik türünüze uygunluk

Fuarın, akademik kongrenin ve kurumsal etkinliğin ihtiyaçları farklıdır. Fuarlarda katılımcı firmalar ve B2B görüşmeler öne çıkar; kongrelerde yoğun bir bilimsel program ve konuşmacılar; kurumsal etkinliklerde ise ajanda, seyahat ve iletişim.

Tedarikçiye sorun: Son bir yılda bizimkine benzer hangi etkinliklerde çalıştınız? Kayıttan son oturuma kadar ziyaretçi akışını bizim formatımız için gösterebilir misiniz?

2. Modüler yapı

Yalnızca etkinliğinizde kullanacağınız özellikler için ödeme yapabilmeli, yalnızca onları ziyaretçiye gösterebilmelisiniz. Yirmi menü öğesinden beşinin işe yaradığı bir uygulamada, işe yarayan özellikleri bulmak zorlaşır.

Tedarikçiye sorun: Özellikler etkinlik bazında açılıp kapatılabiliyor mu? Fiyatlandırma kullandığımız modüllere göre mi belirleniyor? Bir özellik kapalıyken ziyaretçi ne görüyor?

3. Ziyaretçinin uygulamayı benimsemesi

Ziyaretçiler uygulamayı açmıyorsa özelliklerin bir değeri kalmaz. Düzenli kullanıcılar için iOS ve Android uygulaması, hiçbir şey indirmek istemeyenler (örneğin tek gün gelen ziyaretçiler) için mobil web sürümü arayın.

Tedarikçiye sorun: Ziyaretçiler temel özellikleri uygulama indirmeden kullanabiliyor mu? Giriş nasıl yapılıyor: e-posta kodu, bağlantı, şifre? İlk kez giren bir kullanıcı ajandaya ne kadar sürede ulaşıyor?

4. Networking derinliği

"Networking" aranabilir bir ziyaretçi listesinden yapılandırılmış eşleştirmeye kadar pek çok anlama gelebilir. Önemli olan eşleştirmenin kalitesi, şeffaflığı ve eşleşmeden gerçek bir görüşmeye giden yoldur.

Tedarikçiye sorun: Eşleştirmeler hangi verilere dayanıyor? Ziyaretçi, birinin neden önerildiğini görebiliyor mu? Ziyaretçiler saat ve yer belirterek görüşme talep edip planlayabiliyor mu? Speed networking veya alım heyeti programları gibi yapılandırılmış formatlar destekleniyor mu?

5. Katılımcı firma ve sponsor değeri

Katılımcı firmalar ve sponsorlar çoğu zaman etkinliğin önemli bir kısmını finanse eder ve anlaşmalarını ancak yaptıkları harcamanın karşılığını gösterebildiklerinde yenilerler. Uygulama onlara bir profil, uygulama içinde görünürlük, iletişim bilgisi toplama imkanı ve etkinlik sonrasında bir rapor sunmalıdır.

Tedarikçiye sorun: Hangi görünürlük alanlarını satabiliriz (banner, öne çıkan firma kartı, sponsorlu bildirim)? Katılımcı firmalar stantta lead'leri nasıl topluyor? Etkinlik sonrasında her katılımcı firmaya ve sponsora hangi rapor veriliyor?

6. Organizatör paneli ve canlı güncellemeler

Program etkinlik sırasında değişir: bir konuşmacı gelemez, bir oturum başka salona taşınır. Ekibinizin içeriği güncelleyip ziyaretçileri dakikalar içinde, tedarikçiyi beklemeden bilgilendirebilmesi gerekir.

Tedarikçiye sorun: Ekibimiz etkinlik sırasında ajandayı değiştirdiğinde bu uygulamaya hemen yansıyor mu? Belirli bir ziyaretçi grubuna anlık bildirim veya e-posta gönderebiliyor muyuz? Paneli bizden kaç kişi, hangi yetkilerle yönetebilir?

7. Analitik ve etkinlik sonrası raporlama

Etkinliğin ne sağladığı size mutlaka sorulacaktır. Bu soruyu verisiyle yanıtlayabilen bir platform seçin: uygulamayı kaç kişi kullandı, kaç görüşme planlandı, kaç bağlantı kuruldu?

Tedarikçiye sorun: Etkinlik sırasında ve sonrasında hangi metrikler görülebiliyor? Ziyaretçi grubu, katılımcı firma ve sponsor bazında rapor alabiliyor muyuz? Sözleşme bittiğinde veriler kimde kalıyor?

8. Kişisel verilerin korunması

Bir etkinlik uygulaması isim, şirket, iletişim bilgisi ve bazen fotoğraf işler. Çoğu kurulumda organizatör veri sorumlusu, tedarikçi ise veri işleyendir; bu da KVKK ve GDPR kapsamında ziyaretçi verilerinin nasıl işlendiğinden sizin de sorumlu olduğunuz anlamına gelir.

Tedarikçiye sorun: Veriler nerede, hangi bölgede saklanıyor? İletim sırasında ve depolamada şifreleniyor mu? Veri işleme sözleşmesi imzalıyor musunuz? Açık rıza, silme talepleri ve saklama süreleri nasıl yönetiliyor?

9. Yerel dil ve etkinlik günü desteği

Ziyaretçiler uygulamayı kendi dillerinde kullanabilmeli, ekibiniz de açılış sabahı saat sekizde bir sorun çıktığında hızla birine ulaşabilmelidir.

Tedarikçiye sorun: Ziyaretçi uygulaması ziyaretçilerimizin dillerinde eksiksiz kullanılabiliyor mu? Etkinlik sırasında bize kim, hangi kanaldan, hangi saat diliminde ve hangi dilde destek veriyor? Sahada ya da nöbette biri olacak mı?

10. Benzer ölçekte referanslar

300 kişide sorunsuz çalışan bir platform 20.000 kişide farklı davranabilir. Büyüklük ve format olarak etkinliğinize benzeyen referanslar isteyin ve onlarla konuşun.

Tedarikçiye sorun: Bizimle benzer büyüklükte ve türde hangi etkinliklerin organizatörleriyle görüşebiliriz? O etkinlikler hangi sonuçları raporladı ve bunlar nasıl ölçüldü?

Demoda sorulacak sorular

Her tedarikçinin aynı sorulara yanıt vermesi için bu listeyi kullanın:

1. Etkinlik türümüz için ziyaretçi yolculuğunu, ilk girişten görüşme planlamaya kadar telefonda gösterin.
2. Aynı yolculuğu uygulamayı indirmeden, mobil tarayıcıda gösterin.
3. Panelde bir özelliği kapatın ve ziyaretçi tarafında neyin değiştiğini gösterin.
4. Bir oturumun saatini değiştirin ve canlı olarak bildirim gönderin.
5. Bir eşleştirme önerisi gösterin ve neden yapıldığını açıklayın.
6. Bir katılımcı firmanın gördüğü ekranları gösterin: profil, toplanan lead'ler, rapor.
7. Sponsorlara sunacağımız etkinlik sonrası raporu gösterin.
8. Verilerin nerede saklandığını söyleyin ve veri işleme sözleşmenizi paylaşın.
9. Etkinlik günü bize kimin destek vereceğini ve ona nasıl ulaşacağımızı açıklayın.
10. Arayabileceğimiz iki referans verin.

Uyarı işaretleri

• Demo yalnızca tedarikçinin örnek etkinliği üzerinden ilerliyor ve sizin senaryonuzdan kaçınıyor.
• Ziyaretçiler işe yarar bir şey görmeden önce uygulama indirip şifre oluşturmak zorunda.
• Eşleştirme "yapay zeka" olarak anlatılıyor, ancak hangi verilere dayandığı ve önerinin neden çıktığı açıklanmıyor.
• Etkinlik sırasında içerik değişikliği için destek talebi açmak gerekiyor.
• Sponsor değeri bir logodan ibaret; görünürlük alanı, lead toplama veya rapor yok.
• Tedarikçi verilerin nerede saklandığını ya da veri sorumlusunun kim olduğunu söyleyemiyor.
• Referanslar yalnızca bir slayttaki logolardan oluşuyor; konuşabileceğiniz kimse yok.
• Fiyat, kullanmayacağınız özellikleri de içeren ve ayrıştırılamayan bir paket olarak sunuluyor.

Sık yapılan hatalar

Yalnızca fiyata göre seçim yapmak, düşük kullanımın ve memnun olmayan sponsorların maliyetini göz ardı eder. Seçimi geç yapmak, katılımcı firmaları bilgilendirmeye ve uygulamayı duyurmaya zaman bırakmaz. Uygulamayı görüşmelerin planlandığı bir yer yerine dijital bir broşür gibi görmek ise asıl faydanın kullanılmadan kalmasına yol açar.

Eventiqs bu kriterlere nasıl karşılık veriyor

Eventiqs; fuarlar, akademik kongreler, konferanslar ve kurumsal etkinlikler için modüler bir platformdur. Organizatörler dört grupta toplanan 17 modülden yalnızca etkinliklerinin ihtiyaç duyduklarını açar. Ziyaretçiler iOS, Android ve mobil webde tek bir uygulama kullanır; organizatörler içeriği, e-postayı ve anlık bildirimleri tek bir panelden yönetir.

Networking tarafında Akıllı Eşleştirme her öneriyi bir gerekçe ve eşleşme skoruyla gösterir; ziyaretçiler toplantı talebi gönderebilir, mesajlaşabilir veya canlı speed networking turlarına katılabilir. Katılımcı firmalar ve sponsorlar profil, uygulama içi görünürlük alanları ve Excel'e aktarılabilen kartvizit tarama kullanır. Analitik ve Raporlama modülü aktif kullanıcıları, planlanan görüşmeleri, bağlantı taleplerini, QR taramalarını ve mesajları kapsar; ziyaretçi, katılımcı firma ve sponsor bazında rapor sunar. Platform verileri AWS Frankfurt'ta (eu-central-1) saklanır, iletimde ve depolamada şifrelenir; etkinlik verileri için organizatör veri sorumlusu, Eventiqs veri işleyendir.

Bir örnek: EMITT 2026'da 28.000'i aşkın ziyaretçi ve yaklaşık 600 katılımcı firma arasında 3.500'ün üzerinde B2B görüşme planlandı. Modülleri inceleyebilir veya EMITT 2026 vaka çalışmasını okuyabilirsiniz.