Kurumsal etkinlik uygulaması: çalışanlara kişiye özel program ve seyahat

Kurumsal etkinlik uygulaması, bayi toplantısı, kick-off, ürün lansmanı ya da teşvik gezisi gibi etkinliklerde her çalışana yalnızca kendisini ilgilendiren bilgiyi gösteren bir rehberdir: kişisel program, uçuş ve otel bilgisi, mekan planı, ekip rehberi ve duyurular tek uygulamada toplanır. Bir uygulama seçerken davetiyeyle sınırlı kayda, kişiye özel ajanda ve seyahat bilgisine, şirket kimliğine uyuma ve çalışan verilerinin nasıl korunduğuna bakın.

Kurumsal etkinlikler neden farklıdır?

Bir fuar ya da konferans herkese açıktır; kurumsal etkinlikte ise kitle kapalıdır ve davetle belirlenir. Kitle küçük olsa da her kişinin planı farklıdır: biri İzmir'den sabah uçuşuyla gelir, diğeri yurt dışından bir gün önce; satış ekibi bir atölyeye, yöneticiler ayrı bir toplantıya katılır. Bu bilgiler genellikle e-postalar, PDF'ler ve mesajlaşma grupları arasında dağılır, son dakika değişiklikleri de herkese aynı anda ulaşmaz. Üstelik kurumsal etkinliklere katılanların çoğu etkinliğe kendi tercihiyle değil şirket görevlendirmesiyle gelir; aradıkları bilgiye hızlıca ulaşmak isterler.

İyi bir kurumsal etkinlik uygulaması bu dağınıklığı tek bir yere toplar ve her çalışana kendi gününü gösterir.

Uygulamada aramanız gerekenler

1. Davetiyeyle sınırlı kayıt

Kurumsal etkinliğe yalnızca davet edilen çalışanlar, bayiler ve iş ortakları katılmalıdır. Davet listesi, onay akışı ve kategori bazlı erişim (çalışan, bayi, konuşmacı, misafir) bunu sağlar. Bağlantı davet edilmeyen birine ulaşsa bile içerik ona açılmamalıdır.

Tedarikçiye sorun: Davet listesini nasıl yüklüyoruz? Kategoriye göre farklı içerik gösterilebiliyor mu?

2. Kişisel ajanda ve hatırlatmalar

Herkesin aynı programı görmesi gerekmez. Örneğin bir lansmanda bayiler ürün eğitimine, basın mensupları basın toplantısına, yöneticiler ise ayrı bir değerlendirme toplantısına yönlendirilebilir. Çalışan, genel oturumların yanında yalnızca kendi atölyelerini ve toplantılarını görmeli, oturumdan önce hatırlatma almalıdır. Program gün ve konuya göre filtrelenebilmeli, panelde yapılan değişiklik uygulamaya hemen yansımalıdır.

3. Kişiye özel uçuş ve otel bilgisi

Teşvik gezilerinde ve şehir dışı toplantılarda en çok sorulan soru "uçuşum kaçta?" sorusudur. Her çalışan yalnızca kendi gidiş ve dönüş uçuşunu, PNR, koltuk ve bagaj bilgisini, otelini, giriş çıkış tarihlerini ve transfer saatini görmelidir. Bu bilgilerin başka çalışanlara görünmemesi hem kullanım hem veri koruma açısından önemlidir.

Tedarikçiye sorun: Seyahat bilgileri tablo olarak toplu yüklenebiliyor mu? Bir uçuş değiştiğinde çalışana bildirim gidiyor mu?

4. Mekan ve yerleşim planı

Büyük bir otelde ya da kongre merkezinde doğru salonu bulmak zaman alır. Kat ve alan bazlı plan, salonlar ve buluşma noktaları uygulamada olmalı; aranan salon planda işaretlenmelidir. Teşvik gezilerinde bu, otel içindeki toplantı salonları kadar şehirdeki buluşma noktalarını da kapsayabilir.

5. Ekip rehberi

Farklı şehirlerden ve bölgelerden gelen ekipler çoğu zaman birbirini yalnızca e-postadan tanır. İsim, unvan ve role göre aranabilen bir ekip rehberi, etkinlikte tanışmayı kolaylaştırır. Bayi toplantılarında bayilerin şirket içindeki muhataplarını bulması da aynı rehber üzerinden kolaylaşır.

6. Duyurular ve bilgi merkezi

Transfer saati değişti, akşam yemeğinin yeri taşındı: bu tür bilgiler anlık bildirimle herkese aynı anda ulaşmalıdır. Kıyafet kuralı, Wi-Fi bilgisi ve faydalı bağlantılar gibi sabit bilgiler için bir bilgi merkezi, aynı soruların tekrar tekrar sorulmasını önler.

7. Şirket çerçevesiyle fotoğraf paylaşımı

Lansman ve gala fotoğrafları çoğu zaman bir klasöre yüklenir ve orada kalır. Yüz eşleştirme kullanan bir fotoğraf paylaşımı, her çalışana kendi karelerini gösterir; şirket logosunu taşıyan bir çerçeve de paylaşılan her fotoğrafı iç iletişime ve sosyal medyaya hazır hale getirir. Fotoğrafların etkinlik sürerken yüklenmesi, paylaşımın etkinlik günü yapılmasını kolaylaştırır.

8. Şirket kimliğine uygun uygulama

Uygulama etkinlik adını, şirket logosunu ve renklerini taşımalıdır. Çalışan, açtığı uygulamanın kendi şirketinin etkinliğine ait olduğunu ilk ekranda anlamalıdır.

Tedarikçiye sorun: Uygulamanın görünümü etkinliğe göre nasıl yapılandırılıyor? İçerik güncellendiğinde mobil uygulama ve web sürümü aynı anda değişiyor mu?

Çalışan verilerinin korunması

Kurumsal bir etkinlik uygulaması çalışanların adını, unvanını, iletişim ve seyahat bilgilerini, fotoğraf paylaşımı varsa yüz görüntülerini işler. Bu verilerde veri sorumlusu genellikle şirketin kendisidir; uygulama tedarikçisi veri işleyen olarak çalışır. Yüz eşleştirme biyometrik veri işler ve biyometrik veriler KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. İşveren ile çalışan arasındaki ilişkide rızanın gerçekten özgür iradeyle verildiğinden emin olmak ayrıca önem taşır; fotoğraf eşleştirmeye katılmamak isteyenlere bir seçenek sunun. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza başvurun.

Tedarikçiye sorun: Veriler hangi bölgede saklanıyor? İletim sırasında ve depolamada şifreleniyor mu? Veri işleme sözleşmesi imzalıyor musunuz? Etkinlikten sonra veriler ne zaman siliniyor?

Etkinlikten önce hazırlık listesi

1. Davet listesini kategorileriyle birlikte hazırlayın: çalışan, bayi, iş ortağı, konuşmacı.
2. Programı genel oturumlar ve gruba özel oturumlar olarak ayırın.
3. Seyahat acentesinden uçuş ve otel bilgilerini kişi bazında, tek bir tabloda alın.
4. Mekanın kat planını ve buluşma noktalarını belirleyin.
5. Aydınlatma metnini ve fotoğraf paylaşımı için rıza metnini hazırlayın.
6. Uygulamayı davet e-postasıyla birlikte duyurun; etkinlik sabahına bırakmayın.
7. Etkinlik süresince duyuruları kimin göndereceğini önceden belirleyin.

Sık yapılan hatalar

• Herkese aynı PDF'i göndermek. Çalışan kendi uçuşunu ve oturumunu uzun bir belgenin içinde aramak zorunda kalır.
• Değişiklikleri mesajlaşma gruplarından duyurmak. Bilgi kaybolur, gruba eklenmeyenler hiç öğrenmez.
• Kaydı açık bırakmak. Davetiyeyle sınırlı olmayan bir kayıt, kimin katılacağını belirsizleştirir.
• Uygulamayı yalnızca etkinlik günü için düşünmek. Uçuş, otel ve program soruları etkinlikten günler önce başlar; uygulama bu sorulara da cevap vermelidir.
• Fotoğrafları etkinlikten haftalar sonra paylaşmak. Paylaşma isteği etkinlik günü en yüksektir.
• Veri korumayı tedarikçiye bırakmak. Veri sorumlusu şirket olduğu için aydınlatma ve rıza süreçleri de şirketin sorumluluğundadır.

Eventiqs ile nasıl yapılır

Eventiqs'te kurumsal etkinlikler genellikle Kayıt ve Ziyaretçi Yönetimi, Konuşmacı Akışı, Takvimim, Seyahatim, Yerleşim Planı ve Akıllı Fotoğraf Paylaşımı ile kurulur. Davetli listesi ve onay akışıyla yalnızca davet edilenler katılır (kayıt yönetimi). Her çalışan kendi oturumlarını, hatırlatmalarını, uçuş ve otel bilgilerini görür; salonları yerleşim planında bulur. Fotoğraflar yapay zeka destekli yüz eşleştirmeyle sahiplerine ulaşır ve şirket çerçevesiyle paylaşılır (akıllı fotoğraf paylaşımı). Uygulama kurulumda etkinliğinize ve kurumsal kimliğinize göre yapılandırılır. Veriler AWS Frankfurt bölgesinde, iletimde ve depolamada şifreli saklanır; veri sorumlusu şirketinizdir, Eventiqs veri işleyendir.