Etkinlik fotoğraf paylaşımı: her davetliye kendi fotoğrafları, markanız çerçevede

Etkinlik fotoğraf paylaşımı; gala, ürün lansmanı, bayi toplantısı ya da kongrede çekilen fotoğrafları, içinde yer alan kişilere etkinlik henüz akıllarındayken ulaştırma işidir. Davetlinin aynı akşam paylaştığı bir fotoğraf, etkinliğinizi ve sponsorlarınızı salonda olmayan insanlara taşır; ortak bir klasörde bekleyen fotoğraf ise kimseye ulaşmaz. Bir etkinlik fotoğraf paylaşımı uygulaması seçerken fotoğrafların etkinlik sürerken yüklenebilmesine, her davetlinin yalnızca kendisi isterse yüz tanıma ile oluşturulan kişisel bir galeri almasına, paylaşılan fotoğrafların ince bir etkinlik ve sponsor çerçevesi taşımasına ve bütün bunların davetlinin zaten kullandığı uygulamada çalışmasına bakın.

Etkinlik fotoğrafları neden paylaşılan klasörde kalır?

600 bayi ve iş ortağının katıldığı bir ürün lansmanı düşünün. Fotoğrafçı logolu duvarın önündeki karşılamayı, sahnedeki tanıtımı, genel müdürün en başarılı bayilerle verdiği pozları ve akşam yemeğini çeker; gece yarısına kadar 2.000 kare birikir. On gün sonra herkese bir klasör bağlantısı gider. Bursa'dan gelen bir bayi bağlantıyı açar, tanımadığı insanların yüz kadar fotoğrafını geçer ve kapatır. Bölge ödülünü alırken çekilmiş tek fotoğrafı ise 1.400. kare civarında bir yerdedir.

Burada üç şey aynı anda ters gitmiştir. Zamanlama: ödülü alan bayi o fotoğrafı o gece paylaşmak isterdi; on gün sonra bu istek geçmiştir. Arama: dosya adına göre sıralanmış bir klasörde her davetli kendini bulmak için bütün etkinliği gözden geçirmek zorunda kalır. Paylaşım: fotoğrafını bulan birkaç kişi ekran görüntüsü alıp etkinliğin adı ve sponsoru olmadan paylaşır; klasör de herkese bütün fotoğrafları verir, kimsenin kendisi için seçmeyeceği kareler dahil.

Ödül gecelerinde, kick-off'larda ve teşvik gezilerinde de kurumsal etkinlik fotoğrafları aynı yolu izler. Kongre ve konferanslarda sorun daha büyüktür: konuşmacılar sahne fotoğraflarını, delegeler katıldıkları oturumların kaydını ister; paralel salonlarda ise kimsenin baştan sona bakamayacağı kadar fotoğraf çekilir.

Etkinlik fotoğraf paylaşımı uygulamasında nelere bakmalısınız?

1. Etkinlik sürerken yükleme

Fotoğraflar çoğunlukla aynı akşam paylaşılır; sonraki günlerde ilgi hızla düşer. Teşvik gezisinde davetliler fotoğraflarını akşam yemeği masasından paylaşır. Ekibiniz fotoğrafları etkinlik boyunca gün içinde birkaç kez yükleyebilmeli; öğleden sonraki oturumun fotoğrafları akşam yemeğinden önce hazır olmalıdır.

Tedarikçiye sorun: Etkinlik sürerken fotoğraf yükleyebiliyor muyuz? Yüklenen fotoğrafları davetli ne kadar sürede görüyor?

2. Ortak klasör yerine kişisel galeri

Her davetli yer aldığı fotoğrafları tek bir yerde görebilmeli ve hepsini indirebilmelidir. Böylece 2.000 kare, bir kişiyi ilgilendiren on beş fotoğrafa iner.

3. Yalnızca isteyen davetliler için yüz tanıma

Yüz tanıma ile etkinlik fotoğrafı bulmak şöyle işler: davetli bir selfie çeker, sistem bu selfie'yi etkinlik fotoğraflarıyla karşılaştırır. Bu bir tercih olmalı ve kolayca reddedilebilmelidir; kurumsal bir etkinlikte çalışan, hayır dediğinin fark edileceğini düşünmemelidir. Rıza vermeyen davetlilere bunun yerine ne sunacağınıza önceden karar verin (örneğin ekibinizin iç iletişim kanallarından paylaşacağı fotoğraflar) ve bunu davet e-postasında belirtin.

Tedarikçiye sorun: Rıza vermemiş biri için yüz tanıma çalışıyor mu? Rıza vermemiş bir davetli fotoğraf bölümünde ne görüyor?

4. İnce bir etkinlik ve sponsor çerçevesi

Çerçeve, kişisel bir fotoğrafı etkinliği taşıyan bir paylaşıma dönüştürür. İnce çerçeveler paylaşılır: kenarda etkinlik adını ve bir iki logoyu taşıyan dar bir şerit yeterlidir. Kalın bir çerçeve yüzleri sıkıştırır ve reklama benzer; kimse kendi fotoğrafını reklam gibi paylaşmak istemez. Sponsor logosunu çerçeveye yalnızca sponsorluk paketi bunu içeriyorsa koyun.

Tedarikçiye sorun: Çerçeveyi yayımlamadan önce etkinliğimizden gerçek fotoğraflar üzerinde, dikey ve yatay olarak görebilir miyiz?

5. Davetlinin zaten kullandığı uygulamadan paylaşım

Her ek indirme ve her ek kayıt, davetlilerin bir kısmının vazgeçmesine yol açar. Fotoğraflar davetlinin programı için zaten kullandığı etkinlik uygulamasında durduğunda davetli onları baktığı yerde bulur; bir fotoğrafı paylaşmak da tek dokunuş olmalıdır.

6. Sponsor görünürlüğünü dürüstçe raporlamak

Çerçeveli fotoğraflar sponsor logosunu davetlilerin kendi sosyal medya hesaplarına taşır; bu, bir banner'ın sağlayamayacağı türden bir görünürlüktür. Raporda da bunu olduğu gibi anlatın: paylaş düğmesine dokunmak yayımlanmış bir gönderi değildir, gönderi de görüntülenme değildir. Aracınızın gerçekten kaydettiği rakamları verin, her birinin neyi saydığını açıkça yazın ve kendi gördüğünüz etiketli gönderileri ekleyin. Paylaşım sayısını tahmini erişime çevirmeyin; şişirilmiş tek bir rakam, sponsorun bütün rapordan şüphe etmesine yeter. Raporun geri kalanı için sponsor raporu rehberimize bakabilirsiniz.

Tedarikçiye sorun: Raporunuz fotoğraflar için tam olarak neyi sayıyor, her rakam ne anlama geliyor?

Fotoğrafçıyla çekimden önce anlaşın

Yüz tanıma yalnızca fotoğrafçının çektiği yüzleri bulabilir.

Çekim listesi. Anları ve kişileri tek tek yazın: logolu duvarın önündeki karşılama, sahnedeki tanıtım, her ödül sahibi ödülü verenle birlikte, bölgelere göre ekip fotoğrafları, sponsor logolu fonun önündeki davetliler. Kongrede yalnızca açılışı değil, kürsüdeki her konuşmacıyı.

Yüzler görünsün. Önden çekin. Genel oturumda arkadan çekilmiş üç yüz kafa, kimsenin paylaşacağı bir fotoğraf değildir. Akşam yemeğinde masaları tek tek dolaşmak, sahneye hiç yaklaşmamış davetlileri de kareye sokar.

Yükleme düzeni. Yüklemeleri programa bağlayın: sabah genel oturumundan sonra, akşam yemeğinden önce, ödül töreninin hemen ardından. Her şeyi gece yarısı yüklemek, akşam yapılacak paylaşımları kaçırmak demektir.

Yayımlamadan önce eleme. Gözü kapalı, yemek yerken yakalanmış ve bulanık kareleri çıkarın; birbirine çok benzeyen beş kareden en iyisini bırakın. Fotoğraflar yayımlanmadan önce ekibinizden biri de bakmalıdır, çünkü davetli kendisine ne verilirse onu paylaşır.

Yüz tanıma ve rıza

Yüz verisi KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri, GDPR kapsamında ise biyometrik veridir; bu yüzden yüz tanıma isteğe bağlı olmalı, her etkinlik için ayrıca sorulmalı ve verilen rıza geri alınabilmelidir. Veri sorumlusu organizatör, veri işleyen ise uygulama tedarikçisidir; aydınlatma metnini ve rıza metnini hazırlamak da organizatöre düşer. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınızla görüşün.

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. Çekim listesini fotoğrafçıyla birlikte hazırlayın: anlar, kişiler ve sponsor logolu fonlar.
2. Programa bağlı yükleme saatlerinde anlaşın; fotoğrafları yayımlamadan önce kimin kontrol edeceğini belirleyin.
3. Çerçeveyi etkinlik adıyla ve yalnızca paketi bunu içeren sponsorların logolarıyla tasarlayın; gerçek fotoğraflar üzerinde deneyin.
4. Yüz tanıma için aydınlatma metnini ve rıza metnini hazırlayın.
5. Rıza vermeyen davetlilere ne sunacağınıza karar verin ve bunu davet e-postasında belirtin.
6. Sponsor raporundaki fotoğraf rakamlarının neyi ifade edeceği konusunda sponsorlarla etkinlikten önce anlaşın.
7. Etkinliğin en önemli anının akşamı için kısa bir duyuru hazırlayın: bu akşamın fotoğrafları uygulamada.

Sık yapılan hatalar

• Bir hafta sonra tek bir klasör bağlantısı göndermek. Paylaşma isteği en çok o gece olur; bir hafta sonra çoktan geçmiştir.
• Bütün kareleri yayımlamak. Davetli en kötü fotoğrafını en iyisinin yanında görür ve ikisini de paylaşmaz.
• Fotoğrafı kaplayan bir çerçeve. İnsanlar kendi fotoğraflarını paylaşır; köşesinde bir yüz olan afişleri değil.
• Salonu arkadan çekmek. Sırtlarla dolu bir salonda yüz tanımanın bulacağı bir şey yoktur.
• Yüz tanımayı zorunluymuş gibi sunmak. Çalışanın reddedemeyeceğini düşündüğü bir rıza, aradığınız rıza değildir.
• Sponsorlara erişim rakamı vaat etmek. Gösteremediğiniz bir rakam, gelecek yılın paketi için ihtiyaç duyduğunuz güveni zedeler.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te fotoğraflar Akıllı Fotoğraf Paylaşımı modülüyle yürür (akıllı fotoğraf paylaşımı). Organizatör etkinlik fotoğraflarını panelden, etkinlik sırasında da yükler. Açık rıza veren davetli uygulamada bir selfie çeker; yapay zeka destekli yüz tanıma bu selfie'yi etkinliğin yayımlanan fotoğraflarıyla karşılaştırır ve davetlinin yer aldığı kareleri gösterir. Her davetli kendi karelerini Programım altındaki Fotoğraflarım sekmesinde görür, hepsini indirebilir ve seçtiği fotoğrafları etkinlik ve sponsor çerçevesiyle tek dokunuşla paylaşır. Fotoğraflar davetlinin zaten kullandığı etkinlik uygulamasında görünür; ek bir indirme ya da kayıt gerekmez. Rıza yalnızca o etkinlik için geçerlidir; rıza geri alındığında selfie ve bulunan fotoğraflar silinir. Veri sorumlusu organizatör, veri işleyen Eventiqs'tir. Kurulumun geri kalanı için kurumsal etkinlik uygulaması ve etkinlikte dijital sponsorluk gelirleri yazılarımıza bakabilirsiniz.