Kurumsal etkinlik başarısı nasıl ölçülür: yönetime hangi rakamlarla gidilir?

Kurumsal bir etkinliğin başarısını ölçmek, etkinliğin neyi değiştirmesi gerektiğini (satış ekibinin yeni stratejiyi aynı şekilde anlaması, bayilerle ilişkinin güçlenmesi, iş ortaklarıyla yeni fırsatlar) önceden belirleyip sonucu etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında toplanan verilerle karşılaştırmaktır. Bu verinin bir kısmını etkinlik uygulaması üretir: kategoriye göre kayıtlar, aktif kullanıcılar, yapılan görüşmeler, QR okutmaları, mesajlar ve her duyurunun teslim ve tıklanma oranları. Davetlilerin yeni stratejiyi anlayıp anlamadığı ya da bayilerin siparişlerinin artıp artmadığı ise ankete ve şirketin kendi satış verisine bakılarak anlaşılır. Uygulama seçerken bu rakamlardan hangilerinin canlı ve kategori bazında raporlandığına bakın; anketi ve satış karşılaştırmasını kendiniz planlayın.

Kurumsal etkinliği ölçmek neden zordur?

Bir fuar kendini bilet satışıyla ve katılımcı firmaların bir sonraki fuara yeniden yer almasıyla kanıtlar. Kurumsal etkinlikte ise kitle davetle belirlenir ve davetlilerin çoğu şirket istediği için gelir. Bir satış kick-off'unda salonun dolu olması pek bir şey kanıtlamaz; o salonun dolması zaten bekleniyordu.

Soru da geç gelir ve çoğu zaman salonda olmayan birinden gelir. Antalya'daki bayi toplantısından iki hafta sonra finans ekibi 250 bayinin uçuş, otel ve gala yemeği faturasını inceler, genel müdür de kısa bir soru sorar: değdi mi? Bu sorunun dürüst cevabı aylar sonra ortaya çıkan satış rakamlarına, sözleşme yenilemelerine ve çalışan bağlılığına bağlıdır; bu verilerin hiçbiri etkinlik ekibinin elinde değildir.

Etkinlik ekibinin yapabileceği iş bellidir: etkinliğin neyi değiştirmesi gerektiğine önceden karar vermek, uygulamanın ürettiği veriyi toplamak ve cevabın hangi kısmının başka bir kaynaktan gelmesi gerektiğini açıkça söylemek.

Neyi ölçmeli, rakam nereden gelir?

1. Hedefi davetiyeler çıkmadan belirleyin

"Değdi mi?" sorusu ancak bir hedefe göre cevaplanabilir. Şirket içinde etkinliğin sahibi olan birimle bir ya da iki hedef üzerinde anlaşın ve her birini hangi verinin göstereceğini yazın:

• Strateji birliği (kick-off ya da strateji toplantısı): davetliler mesajı duydu ve etkinlik sonrası ankette kendi işlerinde neyin değiştiğini söyleyebiliyor.
• Bayi ilişkileri (bayi toplantısı ya da teşvik gezisi): bayiler görüşmesi gereken kişilerle görüştü; sonraki çeyrekteki yenilemeler ve siparişler geçen yılla karşılaştırılabiliyor.
• İş ortaklarıyla fırsatlar (müşteri zirvesi ya da lansman): planlanan görüşmeler yapıldı ve iş ortakları devam görüşmesi istedi.

Etkinlikten sonra yazılan bir hedef, eldeki rakamlara uyacak şekilde yazılır.

2. Kayıtlar ve kategorilere göre dağılım

Önce kimin geldiğine bakın. Davet edilen, kayıt olan ve uygulamayı kullanan kişi sayıları üç ayrı rakamdır; her kategori (çalışan, bayi, iş ortağı, konuşmacı, misafir) de ayrı bir şey anlatır. Bir bölgenin bayileri geç kayıt olduysa ya da hiç olmadıysa, bu etkinlik başlamadan elinize geçen bir bulgudur.

Tedarikçiye sorun: Kayıt açıkken gelen kayıtları panelde kategoriye göre görebiliyor muyuz?

3. Aktif kullanıcılar ve mesajlar

Kayıt olanların ne kadarının uygulamayı gerçekten kullandığı, etkinliğin ana sahnenin dışında da davetlilere ulaşıp ulaşmadığını gösterir. Mesajlar ise davetlilerin yalnızca dinlemekle kalmayıp birbirleriyle de konuşup konuşmadığını gösterir. Aralarda ürün yöneticilerine mesaj yazan bir satış ekibiyle hiç yazmayan bir ekip aynı sonucu vermiş sayılmaz.

Tedarikçiye sorun: Aktif kullanıcıyı nasıl tanımlıyorsunuz? Rakamları etkinliğin her günü için ayrı görebiliyor muyuz?

4. Görüşmeler, bağlantı talepleri ve QR okutmaları

Bayi toplantılarında ve iş ortağı zirvelerinde uygulamanın kaydedebildiği en somut sonuç görüşmelerdir. Planlanan görüşmeler ve bağlantı talepleri niyeti gösterir; QR okutmaları ise insanların yüz yüze tanışıp birbirinin profilini kaydettiğini. Bu rakamları etkinlik sürerken izleyin: ilk günün sonunda hiç görüşme yapmamış bir bayi grubunu ikinci gün doğru kişilerle tanıştırma fırsatınız olur.

Tedarikçiye sorun: Planlanan görüşmeleri ve bağlantı taleplerini yalnızca sonradan gelen raporda değil, etkinlik sırasında da izleyebiliyor muyuz?

5. Speed networking geri bildirimleri

Programda bayilerle merkez ekibi ya da iş ortaklarıyla satış ekibi arasında speed networking turları varsa, her oturum katılımcısı görüşmeden sonra görüşmenin yapılıp yapılmadığını belirtir, 1 ile 5 arasında puan verebilir ve takip görüşmesi isteyip istemediğini işaretler. Bu son cevap, satış direktörüne verebileceğiniz en işe yarar rakamdır: sürdürülmesi gereken görüşmeleri tek tek gösterir.

6. Her duyurunun teslim ve tıklanma oranı

Etkinlikten önce davet, uygulama aktivasyon e-postası ve hatırlatmalar gönderilir; etkinlik sırasında da değişen transfer saati ya da salonu değişen oturum için anlık bildirimler. Her gönderimin teslim ve tıklanma oranı, hangi mesajın gerçekten ulaştığını gösterir. Kick-off programını içeren e-postanın tıklanma oranı düşükse, ekibin önemli bir kısmı programı okumadan gelmiş olabilir.

Tedarikçiye sorun: Teslim ve tıklanma oranları e-posta ve anlık bildirim için her gönderimde raporlanıyor mu?

7. Uygulamanın gösteremedikleri

Sınırları yönetime açıkça söyleyin. Uygulama, davetlilerin uygulamada ne yaptığını kaydeder; ne anladıklarını ya da ne düşündüklerini bilmez. Memnuniyeti, stratejinin anlaşılıp anlaşılmadığını ve gelecek yıl neyin değişmesi gerektiğini öğrenmek için kendi anket aracınızla bir etkinlik sonu anketi yapmanız gerekir. Satış sonuçları, yenilemeler ve fırsatların değeri CRM'den ya da satış ekibinden gelir. Kişi başı maliyeti finans ekibi hesaplar. Uygulama ayrıca bir oturumu takvimine kimin eklediğini bilir, salonda kimin oturduğunu bilmez; oturumun kendi check-in'i varsa durum farklıdır.

Rakamları okumak: önce oran, sonra sayı

Tabanı olmayan bir sayı az şey anlatır. "320 aktif kullanıcı" ilk bakışta iyi bir sonuçtur; kaç kişinin davet edildiği bilinmeden ise bir anlam taşımaz. Sayıları yönetimin tanıdığı bir tabana göre orana çevirin: aktif kullanıcıları kayıtlı kişilere, kayıtları davetlere, yapılan görüşmeleri planlanan görüşmelere, tıklanmaları teslim edilen mesajlara oranlayın.

Karşılaştırmayı benzer bir etkinlikle yapın. Geçen yılın bayi toplantısı adil bir karşılaştırmadır; 20.000 ziyaretçili bir fuar değildir. Dağılıma da bakın: iyi görünen bir toplam, hiç katılmayan bir kategoriyi gizleyebilir. Bir sonraki etkinlikte iyileştirilecek yer genellikle orasıdır.

Yönetim için tek sayfalık rapor

Yönetim tek sayfa okur. Bu sayfaya şunları koyun:

1. Etkinlikten önce üzerinde anlaşılan hedef, tek cümleyle.
2. Katılım: kategoriye göre davet edilen, kayıt olan ve uygulamayı kullanan kişi sayıları.
3. Uygulamadan hedefle ilgili üç ila beş rakam; her biri tabanıyla birlikte, oran olarak.
4. Anketten çıkan iki ya da üç bulgu.
5. Satış ya da insan kaynakları verisinin neyi göstereceği ve bunu ne zaman raporlayacağınız (örneğin sonraki çeyrek kapandığında).
6. Bir sonraki etkinlik için tek bir öneri.

Ayrıntıyı eke koyun. Bir kategorideki zayıf sonucu açıkça yazan bir rapor, her rakamın iyi göründüğü bir rapordan daha inandırıcıdır. Etkinliği sponsorlar da desteklediyse onlara ayrı bir rapor gerekir; sponsor raporu rehberimiz bunu anlatıyor.

Etkinlikten önce hazırlık listesi

1. Hedefi ve onu gösterecek veriyi yazın; şirket içinde etkinliğin sahibi olan birimle üzerinde anlaşın.
2. Davetli kategorilerini belirleyin; her rakam bu kategorilere göre ayrılabilsin.
3. Hangi rakamları canlı izleyeceğinize ve ekipte bunları kimin takip edeceğine karar verin.
4. Etkinlik sonu anketini kendi aracınızda hazırlayın ve ne zaman gönderileceğini planlayın.
5. Satış ya da insan kaynakları ekibine, etkinlikten sonra hangi rakamları ne zaman paylaşabileceklerini sorun.
6. Aktivasyon e-postasını ve hatırlatmaları önceden planlayın; teslim ve tıklanma oranları karşılaştırılabilsin.
7. Tek sayfalık raporun yönetime gideceği tarihi belirleyin.

Sık yapılan hatalar

• Sayıları tabansız raporlamak. Kullanıcı ya da mesaj sayısı, davet edilen kişi sayısı bilinmeden pek bir şey söylemez.
• Hedefi etkinlikten sonra belirlemek. Rapor bu durumda etkinliğin işini yapıp yapmadığını değil, yalnızca olanları anlatır.
• Uygulama verisini cevabın tamamı saymak. Kullanım katılımı gösterir; anlaşılmayı ya da satış sonucunu göstermez.
• Raporu bir ay sonra göndermek. O zamana kadar bir sonraki etkinliğin bütçe görüşmesi sizsiz başlamış olur.
• Zayıf bir kategoriyi gizlemek. Katılmayan bir bölge ya da ekip, gelecek yıl için en işe yarar bulgudur.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te bu yazıdaki rakamlar aynı uygulamayı ve aynı organizatör panelini paylaşan modüllerden gelir. Kayıt ve Ziyaretçi Yönetimi kayıtları ve kategorilere göre dağılımını izler (kayıt yönetimi). Analitik ve Raporlama canlı göstergeleri (aktif kullanıcı, görüşme, QR okutma ve mesaj sayıları) gösterir, planlanan görüşmeleri ve bağlantı taleplerini etkinlik sürerken izlemenizi sağlar ve ziyaretçi, sponsor ve katılımcı firma performansını ayrı ayrı raporlar (analitik ve raporlama); biriken veri de bir sonraki etkinliğin planlamasını besler. İletişim modülü her e-posta ve anlık bildirim gönderiminin teslim ve tıklanma oranlarını raporlar (iletişim). Her speed networking görüşmesinden sonra oturum katılımcıları görüşmenin yapılıp yapılmadığını belirtir, 1 ile 5 arasında puan verebilir ve takip görüşmesi isteyip istemediğini işaretler. Anket ve satış karşılaştırması ekibinizde kalır. Kurulumun geri kalanı için kurumsal etkinlik uygulaması ve kurumsal etkinliklerde networking yazılarımıza bakın.