Kongre uygulaması seçerken nelere bakılmalı?

Bir kongre uygulaması seçerken özellik listesinden önce delegenin gününe bakın: uygulama çok salonlu bilimsel programı her delege için kişisel bir programa dönüştürüyor mu, seyahat ve konaklama bilgisini kişiye özel gösteriyor mu, delegelerin birbirini bulmasına ve sponsorların görünür olmasına yardımcı oluyor mu? Bunlara ek olarak uygulamanın mevcut bildiri ve kredilendirme sistemlerinizle birlikte çalışması ve kişisel verileri nasıl işlediğini açıkça anlatması gerekir. Aşağıdaki sekiz kriter, bu soruları tedarikçilere yöneltebileceğiniz somut sorulara dönüştürüyor.

Kongre uygulaması neden fuar uygulamasından farklıdır?

Fuarlarda odak noktası katılımcı firmalar ve B2B görüşmelerdir. Akademik ve tıbbi kongrelerde ise merkezde bilimsel program durur: aynı saatte birden fazla salonda süren paralel oturumlar, panel, kurs ve sözlü bildiri oturumları, onlarca konuşmacı ve moderatör. Delegelerin önemli bir kısmı şehir dışından gelir; uçuş ve otel bilgileri çoğu zaman organizasyon ya da sponsor firma tarafından ayarlanır. Sponsor firmalar da standın ötesinde görünür olmak ister. Delegeler için kongre aynı zamanda meslektaşlarıyla buluştukları ve alanlarındaki yeni çalışmaları takip ettikleri bir ortamdır.

Bu yüzden genel amaçlı bir etkinlik uygulaması kongrede yetersiz kalabilir. Değerlendirmeyi kongrenin kendi akışı üzerinden yapmak gerekir.

Sekiz kriter

1. Kişisel bilimsel program

Çok salonlu bir programda delegenin ilk ihtiyacı, kendi ilgi alanına giren oturumları bulup bir araya getirmektir. Program gün, salon ve oturum türüne göre filtrelenebilmeli; delege bir oturumu tek dokunuşla kendi programına ekleyebilmelidir. Basılı ya da PDF program kongre başladıktan sonra güncellenemez; uygulamada ise salon değişikliği veya iptal anında görünür olmalıdır.

Tedarikçiye sorun: Programda yapılan bir değişiklik uygulamaya ne kadar sürede yansıyor? Delege, aynı saatteki iki oturumu kendi programında nasıl görüyor?

2. Konuşmacı ve oturum sayfaları

Her konuşmacının fotoğrafı, unvanı, kurumu ve kısa biyografisi; her oturumun saati, salonu, moderatörü ve konuşmacıları tek ekranda olmalıdır. Konuşmacılar da kendi oturum saatlerini ve salon bilgilerini aynı yerden takip edebilmelidir. Konuşmacı sayfasından o konuşmacının diğer oturumlarına geçilebilmesi, delegenin programını kurmasını hızlandırır.

3. Hatırlatmalar ve duyurular

Oturumdan önce gelen bir hatırlatma, delegenin doğru salonda olmasına yardımcı olur. Salon değişikliği, gecikme ya da yeni bir duyuru da anlık bildirimle herkese aynı anda ulaşmalıdır. Bildirim sayısını ölçülü tutun; her şey için bildirim gönderilen bir uygulamanın bildirimleri bir süre sonra kapatılır. Sponsorlu bildirimler de bu sınırın içinde planlanmalıdır.

4. Delegeye özel seyahat ve konaklama

Davetli konuşmacıların ve sponsor firmaların misafir ettiği delegelerin uçuş ve otel bilgileri genellikle e-posta, tablo ve PDF'ler arasında dağılır. Uygulamada her delege yalnızca kendi gidiş ve dönüş uçuşunu, PNR ve koltuk bilgisini, otelini ve giriş çıkış tarihlerini görmelidir. Bu, organizasyon ekibine gelen "otelim hangisi?" sorularını da azaltır.

Tedarikçiye sorun: Seyahat bilgileri toplu olarak nasıl yükleniyor? Bir delegenin uçuşu değiştiğinde bilgi nasıl güncelleniyor?

5. Delege networking'i

Aynı alanda çalışan hekimler ve akademisyenler kongrede birbirini bulmak ister. Delege rehberi, mesajlaşma ve görüşme talepleri bu buluşmaları oturum aralarına planlamayı kolaylaştırır. Profilin kimlere görünür olacağına delegenin kendisi karar verebilmelidir. Akademik kitlede kurum, uzmanlık alanı ve ilgi alanları gibi bilgiler, doğru kişilerin birbirini bulması için iyi bir başlangıçtır; bu bilgileri kayıt sırasında sormayı unutmayın.

6. Sponsor görünürlüğü: logodan fazlası

Kongre bütçesinin önemli bir kısmı sponsorluklardan gelir ve sponsorlar logolarının ötesinde ne kazandıklarını görmek ister. Uygulama içi firma profilleri, banner alanları, sponsorlu bildirimler ve paylaşılan fotoğraflardaki sponsor çerçeveleri bu görünürlüğü artırır. Kongre sonunda bu alanların nasıl performans gösterdiği raporlanabilmelidir.

Tedarikçiye sorun: Sponsor firmalara hangi alanları paket olarak sunabiliriz? Kongre sonunda sponsor başına hangi veriler raporlanıyor?

7. Bildiri ve kredilendirme sistemleriyle birlikte çalışma

Çoğu kongrenin bir bildiri gönderim ve değerlendirme sistemi, bir de kredilendirme süreci zaten vardır. Uygulamanın bunların yerine geçmesi gerekmez. Önemli olan kesinleşen programın uygulamaya nasıl aktarıldığı ve delegenin hangi bilgiyi nerede bulacağının net olmasıdır.

Tedarikçiye sorun: Kapsamınız dışında kalan işler hangileri? Kesinleşen program hangi formatta ve kim tarafından yükleniyor?

8. Kişisel verilerin korunması

Bir kongre uygulaması delegelerin adını, kurumunu, iletişim bilgilerini, seyahat bilgilerini ve fotoğraflarını işler. Çoğu kurulumda organizatör veri sorumlusu, uygulama tedarikçisi ise veri işleyendir. Yüz eşleştirmeyle çalışan fotoğraf paylaşımı biyometrik veri işler; biyometrik veriler KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı işleme şartlarına tabidir. Aydınlatma metninizi ve rıza süreçlerinizi kongreden önce hazırlayın. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza başvurun.

Tedarikçiye sorun: Veriler hangi bölgede saklanıyor? İletim sırasında ve depolamada şifreleniyor mu? Veri işleme sözleşmesi imzalıyor musunuz?

Demo sırasında kontrol listesi

1. Kendi programınızdan iki günlük bir bölümü demo ortamına yükletin; örnek veriyle değil, kendi salon ve oturum yapınızla deneyin.
2. Bir delege gibi giriş yapın ve üç paralel oturumdan birini programınıza ekleyin.
3. Panelden bir oturumun salonunu değiştirin ve değişikliğin uygulamaya ne zaman yansıdığına bakın.
4. Bir delegenin uçuş ve otel bilgilerini girin; başka bir delegenin bu bilgileri göremediğini doğrulayın.
5. Bir sponsorun uygulamada nerelerde göründüğünü ve kongre sonunda hangi raporu alacağını sorun.
6. Fotoğraf paylaşımı varsa rıza akışının ekranlarını isteyin.

Sık yapılan hatalar

• Programı PDF olarak yüklemek. Değişiklikler delegelere ulaşmaz, kişisel program kurulamaz.
• Uygulamayı kongre sabahı duyurmak. Delegeler programlarını kongreden önceki günlerde kurar; uygulamayı kayıt onayı ve hatırlatma e-postalarıyla birlikte tanıtın.
• Sponsorlara yalnızca logo alanı sunmak. Ölçülemeyen görünürlüğü bir sonraki etkinlikte satmak zorlaşır.
• Tek araçla her şeyi çözmeye çalışmak. Bildiri sistemini değiştirmek yerine her aracın neyi üstlendiğini netleştirin.
• Veri korumayı sona bırakmak. Rıza metinleri kayıt formu yayımlanmadan hazır olmalıdır.

Eventiqs ile nasıl yapılır

Eventiqs'te kongreler için genellikle Konuşmacı Akışı, Takvimim, Seyahatim, Akıllı Fotoğraf Paylaşımı ve sponsor alanlarıyla başlanır. Delegeler bilimsel programı salon ve konuşmacılarıyla görür, seçtikleri oturumları Takvimim'e ekleyip hatırlatma alır; uçuş ve otel bilgileri Seyahatim'de kişiye özel görünür. Sponsorlar firma profilleri, banner alanları ve fotoğraf çerçeveleriyle uygulamada yer alır (sponsor alanları). Bildiri ve kredilendirme sistemleriniz olduğu gibi kalır; kesinleşen program panele yüklenir. TKBBV 2026'da 300'den fazla kişisel takvim oluşturuldu; kongre 1.000'i aşkın ziyaretçiyi ve yaklaşık 100 sponsor firmayı bir araya getirdi (vaka çalışması).