Etkinlikte QR ile networking: yeni bir tanışıklığı tek okutmayla kaydetmek

QR kod ile networking, her davetlinin etkinlik uygulamasında kendine ait bir QR kodu olması ve bu kodu okutan kişinin karşı tarafı tek seferde bağlantı olarak kaydetmesidir; o an yazılan ve yalnızca yazanın gördüğü bir not da bağlantıya eklenir. Uygulamadaki kod bir dijital kartvizit gibi çalışır: koridorda, kahve molasında ya da akşam yemeğinde kartvizit aramak, telefon numarasını aceleyle rehbere yazmak gerekmez; bayi, yeni çalışan ya da yurt dışından gelen misafir için yöntem aynıdır. Bir araç seçerken kodun davetlilerin program için zaten açtığı uygulamada durmasına, okutmadan hemen sonra not eklenebilmesine ve notun gizli kalmasına, son okutulan kişilerin kolayca bulunmasına ve bağlantıların etkinlikten sonra toplu olarak dışa aktarılabilmesine bakın.

Etkinlikte tanışılan kişiyi kaydetmek neden zordur?

Bir iş ortakları zirvesinde kahve molasını düşünün. Farklı şirketlerden iki kişi ortak bir müşteri hakkında altı dakika konuşur, sonra salonun kapıları açılır. Elif kartvizitlerini otelde unutmuştur, telefon numaralarını değiştirirler. Karşısındaki soyadını yanlış yazar; bir hafta sonra telefonunda "Elif zirve" diye bir kayıt vardır ama ne konuştuklarına dair tek satır yoktur.

Ya da bir bayi toplantısının ikinci akşamı. Antalya'dan ve Trabzon'dan gelen iki bayi aynı masada oturur ve aynı lojistik firmasıyla aynı sorunu yaşadıklarını fark eder. Gece on birde kimse not almaz; pazartesi günü ikisi de diğerinin firma adını hatırlamaz.

Bir kick-off'ta kırk yeni çalışan iki gün içinde her biri bir düzine meslektaşıyla tanışır. Henüz kartvizitleri yoktur ve bir hafta sonra yüzleri hatırlarlar, isimleri değil. Uluslararası bir etkinlikte buna yazılışını bilmediğiniz isimler ve başka dilde basılmış kartvizitler eklenir. Dışarıdan gelen bir tedarikçiyle konuşan çalışan da kişisel cep numarasını vermek istemeyebilir. Eve kadar kaybolmadan gelen bir kartvizit bile kişinin kim olduğunu söyler, ne konuşulduğunu söylemez.

Bu, fuardaki stant durumundan farklıdır. Orada katılımcı firma standa gelen kişinin kodunu okutur ve onu lead olarak kaydeder; bunu fuarda lead toplama yazımızda anlattık. Davetliler arasında ise iki taraf eşittir, kodu hangisi okutursa okutsun amaç iletişimi sürdürmektir.

Kartvizit yerine QR ne zaman daha iyi sonuç verir?

• Koridorda ve sırada: yazacak bir masa yoktur, bir sonraki oturuma bir dakika kalmıştır.
• Kahve molasında ve yemekte: tesadüfen başlayan konuşmalar habersizce biter.
• Karma kitlelerde (çalışan, bayi, tedarikçi, iş ortağı): kimse on dakika önce tanıştığı birine kişisel numarasını vermek istemez.
• Yabancı misafirlerle: okutulan profil, yanlış yazılan isimlerin önüne geçer.
• Kartviziti olmayanlarla: yeni çalışanlar, misafirler, yanına kartvizit almayan konuşmacılar.

Uygulamayı kullanmayan biriyle tanışırken kartvizit hala işe yarar. QR'ın kartvizitin yerini her durumda alması gerekmez; iki tarafın da elinde uygulama açıkken daha kolay yol olması yeterlidir.

QR ile networking için nelere bakmalısınız?

1. Davetlinin zaten kullandığı uygulamada kişisel bir kod

QR kod, davetlilerin programa ve takvimlerine bakmak için açtığı etkinlik uygulamasında durmalıdır; etkinlik günü ayrıca indirilen başka bir araçta değil.

Tedarikçiye sorun: Davetli kendi kodunu uygulamanın neresinde buluyor? Kod etkinlik uygulamasının kendisiyle mi okutuluyor, yoksa ayrı bir tarayıcı mı gerekiyor?

2. Tek okutmayla kaydedilen profil

Okutmanın ardından karşı taraf; adı, kurumu ve unvanı kayıtta verdiği bilgilerle dolu olarak bağlantılar arasında görünmelidir. Elle bir şey yazılmadığı için isim de yanlış yazılmaz.

3. Okutmadan hemen sonra, yalnızca yazanın gördüğü not

Bağlantıyı bir hafta sonra işe yarar kılan şey nottur: "lojistik firmasıyla aynı sorun, ayın 15'inden sonra ara" ya da "İK'dan oryantasyon sunumunu istiyor". Not, karşınızdaki kişi henüz oradayken birkaç saniyede yazılabilmeli ve yalnızca yazana görünmelidir; insanlar gerçekten düşündüklerini ancak o zaman yazar.

4. Zaten bağlı olduğunuz kişide uyarı

İki günlük bir etkinlikte aynı kişilerle birkaç kez karşılaşırsınız. Uygulama zaten bağlı olduğunuzu söylemelidir; böylece yeni bir kayıt açmak yerine mevcut notunuza ekleme yaparsınız.

5. Son okutulanlar listesi

Çoğu kişi yeni tanıştığı birini "öğle yemeğinde konuştuğum kişi" diye hatırlar. Son okutulanlar listesi, yarım hatırlanan bir isim yerine tanışma anından yola çıkarak aramayı sağlar.

6. Etkinlikten sonra toplu dışa aktarma

Etkinlik bitince davetliler bağlantılarını işlerini yürüttükleri yere, bir tabloya ya da telefonlarındaki kişi listesine taşımak ister. Bunu kayıtları tek tek kopyalamadan yapabilmelidirler.

Tedarikçiye sorun: Davetliler bağlantılarını toplu olarak dışa aktarabiliyor mu? Hangi formatta?

7. Mesajlaşma ve toplantı talepleriyle aynı uygulama

Koridorda kurulan bağlantı çoğu zaman "yarın oturup konuşalım" cümlesine dönüşür. Bağlantı mesajlaşma ve toplantı talepleriyle aynı uygulamada durduğunda bu adım için de telefon numarası gerekmez.

8. Organizatörün izleyebildiği bir sayı

Organizatör, etkinlik sürerken kaç okutma yapıldığını görebilmelidir. İlk günün öğlesinde sayı düşükse davetlilere hatırlatma yapmanın zamanı gelmiştir.

Tedarikçiye sorun: QR okutmalarını etkinlik sırasında canlı izleyebiliyor muyuz?

Görgü kuralları ve gizlilik

Kodunu göstermek bir davettir, okutmak da bu daveti kabul etmek. Okutmadan önce sorun ("kodunuzu okutabilir miyim?"); size uzatılmamış bir kodu okutmayın. Notunuzu, karşı taraf göremese bile okusa rahatsız olmayacağınız şekilde yazın. Okutmayı, o konuşma hakkında iletişimde kalma izni olarak görün; birini bülten listesine ekleme izni olarak değil.

Organizatör açısından her okutma, davetliler arasında profil bilgisi paylaşılması demektir. Bu verilerde veri sorumlusu genellikle organizatördür, uygulama tedarikçisi ise veri işleyen olarak çalışır. KVKK ve GDPR kapsamında aydınlatma metni, okutmayla hangi bilgilerin kimlerle paylaşıldığını açıkça anlatmalıdır; profil için yalnızca gerçekten gereken alanları toplayın. Dışa aktarılan bağlantı dosyası da kişisel veri içerir; davetlilerden bu dosyayı özenle saklamalarını isteyin. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınızla görüşün.

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. Okutulan profilde hangi alanların görüneceğine karar verin ve bu alanları kayıtta toplayın.
2. QR kodun uygulamada nerede olduğunu karşılama e-postasında ve karşılama bildiriminde anlatın.
3. Yaka kartına ya da masa kartlarına tek satır ekleyin: "Etkinlik uygulamasında birbirinizin QR kodunu okutun."
4. Açılış oturumunda sunucudan bunu tek cümleyle hatırlatmasını isteyin.
5. Kendi ekibinizden (karşılama ekibi, genel müdürlük, konuşmacılar) ilk okutmaları kendilerinin yapmasını isteyin; diğerleri nasıl yapıldığını görerek öğrenir.
6. Son günün öğleden sonrası için, günün okutmalarına not eklemeyi ve bağlantıları dışa aktarmayı hatırlatan bir bildirim planlayın.
7. İlk gün okutma sayısına bakın; düşükse bir hatırlatma gönderin.

Sık yapılan hatalar

• QR'ı yalnızca uygulama tanıtımında anlatmak. Sahneden söylenen bir cümle ve yaka kartındaki bir satır çok daha fazla kişiye ulaşır.
• Not almadan okutmak. Bir hafta sonra bağlantı, aramak için bir sebebi olmayan bir isimden ibaret kalır.
• İndirme kodunu kişisel kodla karıştırmak. Tabelalarda uygulama mağazasını açan bir QR kod varsa bunu açıkça yazın; davetliler bir afişle bağlantı kurmaya çalışmasın.
• Dışa aktarılan bağlantıları pazarlama listesi saymak. İnsanlar bir konuşma üzerine iletişimde kalmayı kabul etti, her bülteni almayı değil.
• Davetlilerin kendiliğinden keşfetmesini beklemek. QR ile networking, ilk okutmalar başkalarının gözü önünde yapıldığında yayılır.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te her davetlinin etkinlik uygulamasında kişisel bir QR kodu vardır; bu kodu uygulamayla okutan kişi karşı tarafı bağlantı olarak kaydeder (QR ile bağlantı). Okutmadan hemen sonra yalnızca yazanın gördüğü bir not eklenebilir; zaten bağlı olduğunuz biri okutulduğunda uygulama uyarır, son okutulanlar listelenir ve bağlantılar Excel'e toplu olarak aktarılabilir. QR ile Bağlantı; program, Ziyaretçi Rehberi ve mesajlaşmayla aynı uygulamada çalışır. Organizatörler QR okutmalarını paneldeki canlı göstergeler arasında izler, karşılama bildirimini ve hatırlatmaları kategoriye ya da kişiye göre gönderir. Standda toplanan bağlantılar için fuarda lead toplama, konunun geneli için kurumsal etkinliklerde networking yazılarımıza bakabilirsiniz.