Davetiyeli etkinlik kaydı: davetli listesi, kategoriler ve onay akışı

Davetiyeli etkinlik kaydı, bir etkinliğe ve uygulamasına yalnızca davetli listenizdeki kişilerin ya da başvurusunu kabul ettiğiniz kişilerin kayıt olabilmesini sağlar. Bayi toplantıları, ürün lansmanları, galalar, VIP yemekleri ve üst yönetici zirveleri kapalı kitlelerini bu şekilde korur; girişim yarışması gibi karma etkinlikler de başvuranlarla yalnızca katılmak isteyenleri aynı yolla ayırır. Oturma düzeni, ikram, ulaşım ve kimin kiminle görüşeceği davetli listesine göre planlanır. Bir kurumsal etkinlik kayıt sistemi seçerken davetli listesinin nasıl yüklendiğine, her kategorinin kendi form alanlarına ve erişimine sahip olup olmadığına, başvurular için onay akışı bulunup bulunmadığına, hangi profil bilgilerini toplayabildiğinize ve kayıt olan davetlinin etkinlik uygulamasına nasıl geçtiğine bakın.

Davetiyeli kayıt neden farklıdır?

Herkese açık bir konferansta amaç olabildiğince çok kayıt almaktır; davetiyeli bir etkinlikte ise yalnızca doğru kişilerin kayıt olması. 300 bayinin ve 40 bölge müdürünün katıldığı bir bayi toplantısı düşünün. Liste satış ekibinden gelir, her hafta değişir; üç bayi de kayıt bağlantısını davet edilmemiş meslektaşlarına iletir. Bir ürün lansmanında aynı akşam bayiler, basın mensupları ve birkaç önemli müşteri ağırlanır; her grubun ihtiyaç duyduğu bilgi farklıdır. Bir galada bir yöneticinin asistanı onun adına kayıt yapar ve eşinin de gelip gelemeyeceğini sorar. Bir üst yönetici zirvesinde listeyi genel müdürlük ofisi isim isim hazırlar ve kimin katılacağını her an bilmek ister.

Karma etkinliklerde iş biraz daha karışır. Örneğin bir girişim yarışması jürinin değerlendireceği başvurular alır; yatırımcılar ve diğer davetliler ise daha sade bir yoldan kayıt olur. Aynı etkinliğin içinde iki grup farklı formlara, farklı kararlara ve farklı erişime ihtiyaç duyar.

Bir de kayıt ile etkinlik günü arasındaki boşluk vardır. Üç hafta önce kayıt olup bir daha sizden haber almayan davetli, büyük olasılıkla uygulamayı hiç açmadan, profilini doldurmadan ve tek bir görüşme planlamadan gelir.

Davetiyeli kayıt sisteminde nelere bakmalı?

1. Kaydın dayandığı bir davetli listesi

Kayıt herkese açık bir bağlantıya değil, sizin yönettiğiniz bir listeye göre işlemelidir. Listede olmayan biri kayıt olmaya çalıştığında sistem onu fark ettirmeden içeri almamalı, bu durumu size ayrıca göstermelidir.

Tedarikçiye sorun: Davetli listesini nasıl yüklüyor ve güncelliyoruz? Listede olmayan biri kayıt olmaya çalışırsa ne oluyor?

2. Her kategoriye kendi form alanları

Bayi, gazeteci, konuşmacı ve çalışan aynı formu doldurmaz. Bayiden bayi kodu ve bölgesi, basın mensubundan çalıştığı yayın, konuşmacıdan fotoğraf ve kısa özgeçmiş, çalışandan departmanı istenebilir. Her kategorinin kendi alanları olmalı ki kimse kendisini ilgilendirmeyen sorulara cevap vermesin.

Tedarikçiye sorun: Her kategori için ayrı kayıt formu kurulabiliyor mu? Kayıt açıldıktan sonra alan ekleyip değiştirebiliyor muyuz?

3. Kategoriye göre erişim

Davet edilmek her şeyi görmek demek değildir. Basın kategorisi basın programını görür ama bayi atölyesini görmez; konuşmacı kendi bilgilendirme toplantısını, misafir de gala ayrıntılarını görür. Kategoriye göre erişim uygulamayı her grup için anlamlı tutar, şirket içi içeriği de şirket içinde bırakır.

4. Başvurular için onay akışı

Bazı kişiler davet edilmez, başvurur. Girişim yarışmaları, ödül başvuruları ve seçilmiş kişilerle yapılan zirveler, erişim açılmadan önce birinin başvuruyu incelemesini gerektirir. Ekibiniz her başvuruyu inceleyebilmeli, kabul ya da ret kararı verebilmeli ve erişimi yalnızca kabul edilenlere açabilmelidir.

Tedarikçiye sorun: Başvurular ve davetliler aynı etkinlikte ayrı akışlardan ilerleyebiliyor mu? Başvurusu incelenen kişi bu sırada ne görüyor?

5. Networking için gereken profil bilgisi

Etkinlikte networking varsa, onun dayandığı bilgiyi toplamanın zamanı kayıttır: unvan, kurum, ilgi alanları ve davetlinin etkinlikten ne beklediği. Formu kısa tutun ve yalnızca kullanacağınız bilgiyi isteyin. Yalnızca adı ve e-postası olan bir profil, kimsenin doğru kişiyle tanışmasına yardım edemez.

6. Kayıttan uygulamaya açık bir yol

Kayıt bir onay e-postasıyla bitmemelidir. Kayıt olan davetli etkinlik uygulamasına davet edilmeli, uygulamadaki profili de kayıtta verdiği bilgilerle dolu gelmelidir. Aynı bilgileri ikinci kez istemek, profillerin boş kalmasına yol açar.

Tedarikçiye sorun: Kayıt olan davetli uygulamaya nasıl davet ediliyor? Kayıtta girdiği bilgiler uygulamadaki profiline aktarılıyor mu?

7. Kimin kayıt olduğunu anlık görmek

Ekibiniz kaç davetlinin kayıt olduğunu ve bunların kategorilere nasıl dağıldığını her an bilmelidir. Bir bölgedeki bayilerin hiç dönmediğini ya da basın listesinin hala yarı yarıya boş olduğunu, takip için zaman varken ancak böyle fark edersiniz.

LCV sürecini nasıl kurmalı?

LCV bir özellikten çok bir süreçtir. Kapalı bir etkinlikte davetlinin katılımını nasıl bildireceğine erkenden karar verin. Pek çok ekip kaydı tamamlamayı katılım onayı sayar; listede olup belirlenen tarihe kadar kayıt olmayanlara önce hatırlatma gönderilir, ardından telefonla aranırlar. İkram, oturma düzeni ve ulaşım bu sayıya bağlı olduğu için kesin sayı için tek bir son tarih belirleyin. Refakatçileri ve yerine başkasını gönderenleri (kendisi yerine bir çalışma arkadaşını gönderen bayi gibi) kimin yöneteceğinde anlaşın ve bu değişiklikleri birinin gelen kutusunda değil, davetli listesinin kendisinde kayda geçirin.

Kayıt verileri ve mevzuat

Kayıt sırasında ad, iletişim bilgisi, unvan ve networking varsa ilgi alanları toplanır. Bu verilerde veri sorumlusu genellikle organizatördür, kayıt ve uygulama tedarikçisi ise veri işleyendir; KVKK ve GDPR kapsamında kayıt sayfasında gösterilen aydınlatma metni organizatörün sorumluluğundadır. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınızla görüşün.

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. Davetli listesini her kişiye bir kategori vererek hazırlayın: bayi, çalışan, konuşmacı, basın, misafir.
2. Her kategorinin formunda hangi alanların gerektiğine karar verin, gerisini çıkarın.
3. Her kategorinin uygulamada neyi göreceğini belirleyin.
4. Etkinlik başvuru alıyorsa başvuruları kimin, hangi tarihe kadar değerlendireceğinde anlaşın.
5. Kaydın kesin katılım sayılacağı son tarihi belirleyin.
6. Kayıt sayfasında gösterilecek aydınlatma metnini hazırlayın.
7. Kayıt olan davetlileri etkinlikten önce uygulamaya taşıyacak mesajları planlayın.

Sık yapılan hatalar

• Herkese açık bir kayıt bağlantısı paylaşmak. Bağlantı iletildiği anda davetli listesi sizin kontrolünüzden çıkar.
• Herkes için tek form kullanmak. Konuşmacı ihtiyaç duyduğunuz özgeçmişi atlar, bayi de basına yönelik sorulara cevap verir.
• Başvuruları davetlerle karıştırmak. Kabul edilmeden davetli listesinde görünen başvuru sahipleri sonradan tatsız konuşmalara yol açar.
• Hiç profil bilgisi toplamamak. Etkinlikteki networking'in dayanacağı bir şey kalmaz.
• Kayıttan sonra sessiz kalmak. Haftalar önce kayıt olan davetliler uygulamasız ve plansız gelir.
• Değişiklikleri listenin dışında tutmak. E-postayla kararlaştırılan isim değişiklikleri oturma planını hazırlayan kişiye hiç ulaşmaz.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te kayıt, Kayıt ve Ziyaretçi Yönetimi modülüyle yürür (etkinlik kayıt sistemi). Etkinliğinize özel bir kayıt sayfası ve formlar kurulur; her davetli kategorisi için farklı form alanları, davetli listeleri ve ekibinizin başvuruları inceleyip erişimi kabul edilenlere açtığı bir onay akışı bulunur. Erişim çalışan, bayi, konuşmacı, basın ya da misafir gibi kategorilere göre belirlenir. Profil ve ilgi alanı bilgileri kayıtta toplanır; kayıt olan davetli uygulamaya davet edilir ve profili verdiği bilgilerle dolu gelir. Kayıtlar ve kategorilere dağılımı panelde izlenir; kategoriye göre gönderilen e-posta ve anlık bildirimler ile önceden kurulan hatırlatma ve aktivasyon akışları, kayıt olan davetlileri uygulamaya taşımaya yardım eder. Hasat 2025'te girişim yarışması başvuruları ile etkinliğe katılmak isteyenlerin başvuruları iki ayrı akıştan toplandı. Kapalı kitleli bir etkinliğin geri kalanı için kurumsal etkinlik uygulaması ve kurumsal etkinlik seyahat yönetimi yazılarımıza bakabilirsiniz.