Etkinlik uygulamasında yerleşim planı: salonu, standı ve buluşma noktasını kolayca bulmak

Etkinlik uygulamasındaki yerleşim planı, mekanın haritasını her ziyaretçinin telefonuna taşır: plan kat ve alan bazında ayrılır, salonlar, sergi alanı ve hizmet noktaları aynı planda görünür, aranan salon ya da firma da planın üzerinde işaretlenir. Bu en çok mekan büyük, gün de yoğun olduğunda işe yarar: onlarca salonu olan bir kongre merkezinde, yüzlerce standın yer aldığı bir fuar alanında ya da toplantı salonları üç kata yayılmış bir otelde. Bir uygulama seçerken planın kat ve alan bazında ayrılıp ayrılamadığına, aramanın hem salonu hem katılımcı firmayı planda gösterip göstermediğine, mekan dışındaki yerler için kendi haritalarınızı ekleyip ekleyemediğinize ve tüm bunları hazırlamanın ekibinize ne kadar iş çıkaracağına bakın.

Etkinlikte yol bulmak neden zordur?

Bir tatil otelinde 400 kişilik bir bayi toplantısı düşünün. Genel oturum zemin kattaki balo salonunda, bölge toplantıları birinci katta ve lobinin altındaki katta dağınık salonlarda, öğle yemeği bahçenin karşısındaki restoranda. Programda "B Salonu" yazıyor; kapıdaki tabelada ise otelin o salona verdiği ad. Oturum başlayalı on dakika olmuş, bayiler hala koridorlarda yol soruyor.

Ürün lansmanında iş bir kat daha karışır. Bayiler ürün eğitimine, basın mensupları ayrı bir basın odasına, yöneticiler başka kattaki bir toplantı odasına gider. Aynı binada her grubun izleyeceği yol farklıdır.

Teşvik gezisinde sorun binanın dışına taşar. 120 kişilik grubun tekne turu için buluşma noktası otelin yan kapısıdır, akşam yemeği tarihi yarımadadaki bir restoranda, ertesi sabahki otobüs de bir meydandan kalkar. Karşılama paketindeki basılı kartta üçü de yazar; ikinci gün bu kartların çoğu otel odasındaki çekmecededir.

Fuarda ve kongrede ölçek büyür. Ziyaretçi stant numarasını değil firmayı arar ve firmanın 7. salonda mı 9. salonda mı olduğunu bilmez. Kongrede ziyaretçi poster alanını ya da paralel oturumun yeni başladığı salonu arar. Danışma masası gün boyu aynı "nerede?" sorusuna cevap verir.

Bu durumların hepsinde aynı üç sınır karşınıza çıkar. Basılı harita, matbaaya gittiği günde kalır. Bir salon bir gece önce değiştiğinde tabelalar değişmez. Danışma masası da yalnızca önünde duran kişiye yardım edebilir.

Yerleşim planında nelere bakmalı?

1. Kat ve alan bazında plan

Mekanın tamamını gösteren tek bir büyük görsel telefonda okunmaz. Uygulama mekanı katlara ve alanlara ayırmanıza izin vermelidir: zemin kattaki salonlar, üst kattaki toplantı odaları, sergi alanı, açık alan. Ziyaretçi tek bir dev dosyada yakınlaştırıp durmadan bu planlar arasında geçebilmelidir.

Tedarikçiye sorun: Her kat ve alan için ayrı plan ekleyebiliyor muyuz? Salonlar, sergi alanı ve hizmet noktaları aynı planda yer alabiliyor mu?

2. Aranan yeri planda gösteren arama

Ziyaretçilerin çoğu harita okumak istemez, tek bir yeri bulmak ister. Salonun ya da firmanın adını yazar ve uygulama onu doğru planın üzerinde işaretler. Fuarda ziyaretçi, katılımcı firmanın standını kimseye sormadan planda bulur. Bayi toplantısında da bayi, programda gördüğü adla bölge toplantısının salonuna ulaşır.

Tedarikçiye sorun: Ziyaretçiler hem salon hem firma arayabiliyor mu? Sonuç yalnızca listede mi çıkıyor, yoksa planın üzerinde mi işaretleniyor?

3. Hizmet noktaları aynı planda

Danışmaya en sık gelen sorular çoğu zaman programla ilgili değildir: kayıt masası, vestiyer, tuvaletler, mescit, ilk yardım noktası, buluşma alanı, şarj noktası. Bunları salonların yanında plana koyduğunuzda soruların önemli bir kısmı kendiliğinden azalır.

4. Programla aynı adlar

Plan ancak üzerindeki adlar ziyaretçinin başka yerlerde gördüğü adlarla aynıysa işe yarar. Programda "A Salonu", planda "Balo Salonu", kapıda "İstanbul" yazıyorsa özenle çizilmiş bir harita bile ziyaretçinin yolunu kaybetmesine yol açar. Her salon için mekanla tek bir ad üzerinde anlaşın; programda, planda ve tabelada aynı adı kullanın. Salona ve konuma göre filtrelenebilen bir program da ancak böyle planla birlikte çalışır.

5. Mekanın dışındaki haritalar

Kurumsal etkinlikler nadiren tek binada kalır. Teşvik gezilerinde şehirde buluşma noktaları, mekan dışında akşam yemekleri, havalimanı ve otel transferleri olur. Lansmanlarda zaman zaman başka bir yerde test sürüşü alanı ya da showroom ziyareti yer alır. Uygulama bu yerler için kendi harita ve görsellerinizi eklemenize izin vermeli; ziyaretçi mekanın planını ve şehirdeki buluşma noktalarını aynı yerde bulmalıdır.

Tedarikçiye sorun: Mekan planının yanında buluşma noktalarını gösteren bir harita gibi kendi harita ve görsellerimizi yükleyebiliyor muyuz?

6. Katılımcı firma listesiyle uyumlu stant bilgisi

Fuarda yerleşim planı ile katılımcı firma listesi aynı bilginin iki ayrı görünümüdür. Firmanın stant numarası ve salonu profilinde yer almalı ve planla örtüşmelidir. Bir katılımcı firma fuardan bir hafta önce stant değiştirdiğinde ikisi birlikte güncellenmezse ziyaretçi boş bir standa yürür. Fuar alan planını hazırlarken bu eşleşmeyi ayrıca kontrol edin.

Tedarikçiye sorun: Stant bilgileri nerede tutuluyor? Bir firma yer değiştirdiğinde bunu kim güncelliyor?

7. Her telefonda erişim

Özellikle tek günlük kurumsal etkinliklerde her ziyaretçi uygulama indirmez. Yerleşim planı iOS, Android ve mobil web üzerinden açılabilmeli; e-postadaki bağlantıdan giren bir bayi de uygulamayı indiren meslektaşıyla aynı planı görmelidir.

8. Ekibinizin taşıyabileceği bir hazırlık yükü

Planları birinin hazırlaması gerekir: mekandan çizimleri almak, salonları ve hizmet noktalarını işaretlemek, adları programla karşılaştırmak. Bu işin sahibini belirleyin ve ona zaman tanıyın. Etkinlikten bir gece önce biten bir plan, yerinde kimsenin kontrol etmediği bir plandır.

Tedarikçiye sorun: Planları size hangi biçimde teslim ediyoruz? Kurulumda sizin tarafınızda kim destek veriyor?

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. Kullanacağınız her kat ve alan için mekandan güncel kat planlarını alın.
2. Her salon ve toplantı odası için tek bir ad belirleyin; programda ve tabelalarda bu adı kullanın.
3. Hizmet noktalarını işaretleyin: kayıt masası, vestiyer, ilk yardım, mescit, buluşma alanı.
4. Fuarda stant numaralarını ve salonları katılımcı firma listesiyle birlikte yükleyin, planla karşılaştırın.
5. Teşvik gezisi ve mekan dışı bölümler için her buluşma noktasını, orada bulunulması gereken saatle birlikte haritaya dökün.
6. Etkinlikten bir gün önce mekanı telefondaki planla dolaşın, uymayan yerleri düzeltin.
7. Planın uygulamada nerede olduğunu davet e-postasında ve kayıt masasında duyurun.

Sık yapılan hatalar

• Tek bir dev görsel yüklemek. Mekanın tamamını gösteren çizim telefon ekranında okunmaz; planı kat ve alana göre ayırın.
• Bir yerde mekanın salon adlarını, başka bir yerde kendi adlarınızı kullanmak. Ziyaretçi aynı salon için üç farklı adla karşılaşır.
• Hizmet noktalarını unutmak. Plana konmadıklarında danışma masası, planın cevaplayabileceği soruları yanıtlamaya devam eder.
• Şehri hesaba katmamak. Teşvik gezisinde sabah otobüsünün kalktığı buluşma noktası, oteldeki toplantı salonları kadar önemlidir.
• Planı duyurmamak. Ziyaretçi planın uygulamada olduğunu bilmiyorsa danışmanın önünde sıra olmaya devam eder.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'in Yerleşim Planı modülü planları kat ve alan bazında gösterir; salonlar, sergi alanı ve hizmet noktaları aynı planda yer alır, ziyaretçinin aradığı salon ya da firma planın üzerinde işaretlenir. Mekan haritaları ya da teşvik gezisinin buluşma noktaları gibi yüklediğiniz harita ve görseller de aynı yerde durur ve organizatör panelinden yönetilir. Katılımcı firma profillerinde stant bilgisi yer alır, program da oturumları salona ve konuma göre filtreler; böylece ziyaretçi firma sayfasında ya da programda gördüğü adı planda arayabilir. Ziyaretçiler aynı uygulamayı iOS, Android ve mobil web üzerinden kullanır. Yerleşim planının bütün kurulum içindeki yerini kurumsal etkinlik uygulaması ve fuar uygulaması yazılarımızda anlatıyoruz.