Etkinlik programı uygulaması: çok salonlu programı son dakika değişikliklerine rağmen güncel tutmak

Etkinlik programı uygulaması, bir kongrenin, konferansın ya da kurumsal etkinliğin bütün programını ziyaretçinin telefonuna taşır: gün ve salon bazında oturumlar, konuşmacılar ve program basıldıktan sonra ekibinizin yaptığı değişiklikler aynı yerde durur. Basılı kitapçığın yerini alan bu dijital etkinlik ajandası özellikle çok salonlu programlarda işe yarar, çünkü böyle bir program ilk sabahı bile değişmeden geçirmez: bir konuşmacının uçağı gecikir, bir atölye salonuna sığmaz, bir panel açılış konuşmasıyla yer değiştirir. Uygulama seçerken programın gün, salon ve oturum olarak nasıl kurulduğuna, ziyaretçinin programda nasıl arama ve filtreleme yaptığına, konuşmacı sayfasında neler göründüğüne ve ekibinizin yaptığı değişikliğin telefonlara ne kadar sürede ulaştığına bakın.

Çok salonlu program neden güncel kalmaz?

Program genellikle ilk biten ve ilk eskiyen belgedir. Altı paralel salonu olan üç günlük bir kongrede program kitapçığı açılıştan bir hafta önce matbaaya gider. İlk kahve arasına gelindiğinde projektör arızası yüzünden bir oturum B salonundan D salonuna taşınmış, bir moderatör değişmiş, öğle arasına bir uydu sempozyumu eklenmiştir. Kitapçıkta hala B salonu yazar; geçen ay e-postayla gönderilen PDF'te de.

Kurumsal etkinliklerde aynı sorun başka adlarla karşınıza çıkar. Bir satış kick-off'u 600 kişilik genel oturumla açılır, ardından bölgelere ve ürün gruplarına göre sekiz paralel atölyeye ayrılır. Bir ürün lansmanında üç program yan yana yürür: bayilere ürün eğitimi, gazetecilere basın toplantısı ve röportajlar, yöneticilere strateji toplantısı. Town hall toplantısı ise genel müdürün konuşması 40 dakika öne alınıp soru-cevap bölümü yarıya inene kadar kolay görünür. Hepsinde kayıt masasındaki biri gün boyu "oturumum nerede?" sorusuna cevap verir, yürüyen merdivenin yanındaki beyaz tahta da asıl programa dönüşür.

Buna iki küçük sıkıntı daha eklenir. Telefonda bir PDF programın içinde işe yarar bir arama yapmak zordur; kalabalık bir fuayede tek bir konuşmacının oturumunu bulmak için 40 sayfa kaydırmak vakit alır. Konuşmacının kim olduğunu merak eden ziyaretçi de tarayıcıyı açar, adını aratır ve başka bir sitedeki eski bir özgeçmişe ulaşır.

Etkinlik programı uygulamasında nelere bakmalı?

İster bir kongre programı uygulaması ister kurumsal bir etkinlik için ajanda arıyor olun, sorular aynıdır: program nasıl tutuluyor, insanlar programın içinde yolunu nasıl buluyor ve program değiştiğinde ne oluyor?

1. Gün, salon ve oturumlardan kurulan bir program

Uygulama programı bir belge olarak değil, yapılandırılmış veri olarak tutmalıdır: her oturumun bir günü, başlangıç ve bitiş saati, salonu ve konuşmacıları olur. Filtreleme, konuşmacı sayfaları ve hızlı değişiklik bu yapı sayesinde mümkündür. Tedarikçi programınızı PDF ya da görsel olarak yüklüyorsa her değişiklik yeni bir dosya demektir.

Tedarikçiye sorun: Programı sisteme kim, hangi kaynaktan giriyor? Program yayımlandıktan sonra yeni bir gün, salon ya da oturumu kendimiz ekleyebiliyor muyuz?

2. Tarihe, salona ve mekana göre filtreleme

Fuayede bekleyen ziyaretçi ya önümüzdeki bir saatte ne olduğunu ya da karşısındaki salonda ne yapıldığını öğrenmek ister. Tarih, salon ve mekan filtreleri iki soruyu da birkaç dokunuşta cevaplar. İki binaya ya da birkaç kata yayılan etkinliklerde mekana göre filtrelemek, yanlış kanada yapılan yürüyüşün önüne geçer.

3. Yapıldığı anda uygulamaya yansıyan değişiklik

Program uygulamasını dijital kitapçıktan ayıran budur. Ekibiniz panelde bir oturumu taşıdığında ya da konuşmacıyı değiştirdiğinde uygulama yeni salonu ve saati hemen göstermeli, kimsenin yeni bir sürüm indirmesi gerekmemelidir. Bunu ürün demosunda deneyin: panelde bir değişiklik yapın ve telefonu izleyin.

Tedarikçiye sorun: Paneldeki bir değişiklik uygulamada ne kadar sürede görünüyor? Mobil uygulama ve web sürümü aynı anda mı güncelleniyor?

4. Değişikliği yapmak kadar duyurmak

Güncellenen program yalnızca ona bakanların işine yarar. Salon değişikliğinde ya da gecikmede insanları harekete geçiren, değişiklikten etkilenenlere giden anlık bildirimdir. Programınızda farklı gruplar için ayrı akışlar varsa (bayiler, basın, yöneticiler) bildirimi herkese değil yalnızca ilgili kategoriye gönderebilmek, diğerlerinin bildirimleri kapatmasını önler.

Tedarikçiye sorun: Anlık bildirimi yalnızca bir kategoriye gönderebiliyor muyuz? Bildirimin kaç kişiye ulaştığını ve kaç kişinin tıkladığını görebiliyor muyuz?

5. Programın içinde konuşmacı profilleri

Her oturumdan tek dokunuşla konuşmacının profiline geçilebilmelidir: fotoğraf, unvan ve kısa özgeçmiş. Ziyaretçi paralel oturumlar arasında seçim yaparken kimin konuşacağına da bakar; oturumun hemen yanında duran profil onu internette arama yapmaktan kurtarır. Konuşmacının da uygulamayı kendi çevresiyle paylaşmak için bir nedeni olur. Özgeçmiş ve fotoğrafları bütün konuşmacılardan aynı formatta ve etkinlikten epey önce toplayın.

6. Farklı kitlelere uyan bir program

Kurumsal etkinliklerde çoğu zaman her grubun aynı içeriğe ihtiyaç duymadığı paralel akışlar olur. Tedarikçinin çalışan, bayi, basın, konuşmacı ve misafir gibi kategorileri nasıl ele aldığına ve yalnızca bir akışla ilgilenen birinin programı nasıl okuduğuna bakın. Herkes programın tamamını görse bile anlaşılır salon ve akış adları, herkesin kendi bölümünü bulmasını kolaylaştırır.

Tedarikçiye sorun: Kategoriler, her grubun uygulamada ne gördüğünü nasıl etkiliyor?

7. Bulunabilen salonlar

"3B salonu", mekana ilk kez gelen biri için bir şey ifade etmez. Program, salonun işaretlendiği bir yerleşim planıyla birlikte düşünülmeli; mekan haritaları girişteki bir panoda değil, uygulamada durmalıdır.

8. Ziyaretçinin kendi gününe yer açan bir program

Ortak program temeldir; her ziyaretçi kendi gününü bu programın üzerine kurar. Programdan seçilen oturumların hatırlatmalı bir kişisel takvime geçip geçmediğine bakın. Bu tarafı kişisel etkinlik ajandası yazımızda anlatıyoruz.

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. Program için tek bir sorumlu belirleyin; değişiklikler e-posta zincirleriyle değil, bu kişi aracılığıyla panelden yapılsın.
2. Salon ve mekan adlarını programda, yönlendirme tabelalarında ve yerleşim planında aynı yazın.
3. Konuşmacıların fotoğraf, unvan ve özgeçmişlerini tek bir şablonla ve etkinlikten haftalar önceye konmuş bir son tarihle toplayın.
4. Programın tamamını aralar ve öğle yemeği dahil gün ve salon bazında girin, ardından telefonda kontrol edin.
5. Hangi değişikliklerde anlık bildirim gönderileceğine ve bildirimi ekibinizde kimin göndereceğine karar verin.
6. Prova gününde deneme amaçlı bir değişiklik yapın ve telefonlara ulaştığını görün.
7. Daha az baskı yapın: tam bir kitapçık yerine uygulamayı açan bir QR kodu taşıyan tek sayfalık bir özet hazırlayın.

Sık yapılan hatalar

• Basılı programı esas kaynak saymak. Etkinlik başladığında kitapçık, basıldığı günün programını gösterir; değişikliklerin ilk yansıdığı yer uygulama olmalıdır.
• Programı kimseye haber vermeden değiştirmek. Yalnızca programda görünen bir salon değişikliği, o sırada programa bakanlara ulaşır; insanların gideceği yeri değiştiren her değişiklik için bildirim gönderin.
• Her değişikliği herkese bildirmek. Bir bayinin basın röportajının saatinin değiştiğini bilmesi gerekmez; bildirimleri hedefleyin, yoksa kapatılırlar.
• Konuşmacı özgeçmişlerini son haftaya bırakmak. Eksik fotoğraflar ve tek satırlık özgeçmişler programı yarım gösterir, ziyaretçiyi yeniden web aramasına yönlendirir.
• Her yerde başka salon adı kullanmak. Programda "Salon A", tabelada "Hall 1" yazıyorsa uygulama ne kadar güncel olursa olsun insanlar yolunu kaybeder.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te program Konuşmacı Akışı ve Organizatör Paneli ile yürür (konuşmacılar ve program). Ekibiniz günleri, oturumları, salonları ve konuşmacıları panelden yönetir (organizatör paneli); panelde yapılan değişiklik uygulamaya hemen yansır. Ziyaretçiler programı gün ve salon bazında görür, oturumları tarihe, salona ve mekana göre filtreler, konuşmacının fotoğrafını, unvanını ve özgeçmişini tek dokunuşla açar. Kategoriye ya da kişiye göre gönderilen anlık bildirimler değişikliği ilgili gruba duyurur ve her gönderimin teslim ve tıklanma oranları raporlanır; yerleşim planı da aranan salonu plan üzerinde işaretler. Oturumların her ziyaretçinin kendi gününe nasıl dönüştüğünü kişisel etkinlik ajandası yazımızda, kongrelerdeki genel tabloyu kongre uygulamasında nelere bakmalı yazımızda bulabilirsiniz.