Kurumsal etkinliklerde speed networking: bayi toplantısı, oryantasyon ve ekipler arası tanışma

Kurumsal speed networking, bir şirket etkinliğinin içinde düzenlenen ve davetlilerin numaralı masalarda kısa, süreli turlarla görüştüğü planlı bir oturumdur. Kimin kiminle görüşeceği önceden belirlenir: bayiler bölge müdürleriyle, yeni çalışanlar ekip liderleriyle, birleşen iki ekip birbiriyle. Bu yapı kapalı etkinliklere uyar, çünkü organizatör salonda kimlerin olacağını ve kimin kiminle görüşmesi gerektiğini bilir; turları şansa bırakmadan bu bilgiyle kurabilir. Bir oturum planlarken davetin ve katılım yanıtlarının nasıl toplandığına, her oturum katılımcısının masasının ve saatinin takvimine düşüp düşmediğine, oturumda check-in'in nasıl yapıldığına ve her görüşmeden sonra geri bildirim alıp alamadığınıza bakın.

Şirket içinde speed networking neden farklıdır?

Açık bir konferansta speed networking birbirini tanımayan insanları buluşturur. Şirket içinde ise amaç daha belirgindir, beklenti de farklıdır. Sık karşılaşılan birkaç durum:

• Bayi toplantıları. 300 bayinin katıldığı bir toplantıda her bayinin bölge müdürüyle ve iki üç ürün ekibiyle oturması gerekir. Serbest taleplere bırakıldığında ilgi gören ekiplerin takvimi dolar, bazı bayiler kimseyle görüşemeden döner.
• Oryantasyon ve yeni çalışan günleri. Otuz yeni çalışan, öğleden sonraki eğitimden önce birlikte çalışacakları ekiplerin liderleriyle sekizer dakika görüşür. Çalışanlar için speed networking'in en doğal yeri burasıdır.
• Birleşme ya da yeniden yapılanma sonrası. Artık aynı hedefleri paylaşan iki ekip birbirini yalnızca organizasyon şemasından tanır. Eski şirket sınırlarının üzerinden kurulan kısa turlar, büyük bir genel toplantının başlatamayacağı konuşmaları başlatır.
• İş ortağı ve tedarikçi günleri. Her tedarikçi satın alma, kalite ve lojistik ekipleriyle üç ayrı ziyaret yerine tek oturumda görüşür.
• Mentorluk turları. Genç çalışanlar kıdemli meslektaşlarının masalarını sırayla dolaşır; eşleşmeler her birinin öğrenmek istediği konuya göre kurulur.

Bu durumların ortak noktası şudur: davetli listesi kapalıdır, eşleştirme kuralı şirketin kendi yapısından (bölge, görev, ekip) gelir ve katılım çoğu zaman isteğe bağlı değil, beklenen bir şeydir. Bu, planlamayı bir yandan kolaylaştırır, çünkü herkesi tanırsınız; bir yandan da zorlaştırır, çünkü yöneticisi tarafından gönderilen kişiler davete yanıt vermeyi ihmal edebilir.

Kurumsal speed networking etkinliği nasıl planlanır?

1. Tur süresi ve masa hesabı

Bir tur, görüşme süresi ile masa değiştirme süresinin toplamıdır. Bir bayinin bölge müdürüyle konuşması, iki yeni çalışanın tanışmasından uzun sürer: bayi görüşmeleri için 10 ila 12 dakika, tanışma turları için 6 ila 8 dakika düşünebilirsiniz. Masa sayısını tur sayısıyla çarptığınızda toplam görüşme sayısını bulursunuz; ardından her kişiye düşen görüşmenin söz verdiğiniz sayıyı karşılayıp karşılamadığına bakın. Formülleri bir örnek üzerinden speed networking rehberimizde anlatıyoruz.

2. İkili görüşme mi, küçük grup mu?

Bayi görüşmeleri ve mentorluk gibi her konuşmanın tek bir kişinin durumu üzerine olduğu oturumlara ikili görüşme uyar. Aranan tarafın herkesle tek tek görüşemediği ya da yeni çalışanların grup içinde daha rahat ettiği oturumlarda ise masada küçük bir grup (bir yönetici, üç bayi) daha iyi sonuç verir. Grup düzeni her turda daha çok kişiye ulaşır ama kişi başına düşen konuşma süresini kısaltır; seçimi görüşmenin amacına göre yapın.

Tedarikçiye sorun: Oluşan eşleşme matrisi elle düzenlenebiliyor mu? Oturum katılımcıları değiştiğinde eşleştirme yeniden çalıştırılabiliyor mu?

3. Katılım soruları ve son tarihi olan davetler

Oturum davetini etkinlik davetinden ayrı gönderin ve turları kurmak için ihtiyaç duyduğunuz bilgiyi bu davette sorun: "Hangi ürün gruplarını konuşmak istiyorsunuz?", "Hangi bölgeden sorumlusunuz?". Bir son yanıt tarihi belirleyin ve yanıtları o güne kadar izleyin. Oturuma iki gün kala yanıt vermemiş bir bayi, oturum günü boş kalacak bir masa değil, aranması gereken bir telefondur.

Tedarikçiye sorun: Davete kendi sorularımızı ekleyebiliyor muyuz? Son tarihten önce kimin yanıt verdiğini görebiliyor muyuz?

4. Şirketin kendi yapısına göre eşleştirme

Şirket içinde tahmine pek gerek kalmaz; kural çoğu zaman organizasyon şemasından çıkar. Her bayi kendi bölge müdürüyle, her yeni çalışan gireceği ekibin liderleriyle görüşür; birleşen iki ekibin üyeleri kendi aralarında değil, karşı ekiple eşleşir. Matrisi bu kurala göre kurun, ardından elle kontrol edin: kimse aynı kişiyle iki kez görüşmesin, kimse art arda birkaç tur boşta kalmasın, rakip bölgelerdeki iki bayi aynı grup masasına düşmesin.

5. Görüşme planı her oturum katılımcısının takviminde

Matris hazır olduğunda görüşme planını yayımlayın; her oturum katılımcısı kendi masasını, saatini ve görüşeceği kişiyi, programının geri kalanının da bulunduğu takvimde görsün. Kapıda dağıtılan çıktı kaybolur; takvim ise insanların sıradaki işi zaten aradığı yerdir.

6. Oturumda check-in

Check-in, ilk tur başlamadan salonda gerçekte kimlerin olduğunu gösterir. Oturumun QR kodunu uygulamayla okutmak, başlangıcı geciktirmeyecek kadar hızlıdır; biri gelmediğinde turları yeniden düzenlemek için de güvenilir bir liste verir.

Tedarikçiye sorun: Check-in ne zaman açılıyor? Görüşeceği kişi check-in yapmadığında oturum katılımcısının o turuna ne oluyor?

7. Her görüşmeden sonra geri bildirim

Her görüşmenin hemen ardından üç şey sorun: görüşme yapıldı mı, ne kadar faydalıydı (1 ile 5 arasında) ve takip görüşmesi istiyor musunuz? Bu sorular insanların yanıt vereceği kadar kısadır ve bir hafta sonra gönderilen bir anketten daha çok şey söyler.

8. Geri bildirimle takip ve bir sonraki etkinlik

Takip yanıtları, etkinlikten sonraki haftaların iş listesidir: lojistik ekibiyle takip görüşmesi istediğini işaretleyen bir bayiye lojistikten dönüş yapılmalıdır. Bir eşleşme türünün (örneğin bayilerle pazarlama ekibinin) düşük puan alması, bir sonraki etkinlikte eşleşmeleri değiştirmeniz gerektiğini gösterir. Yapılmadı olarak işaretlenen görüşmeler, salon düzeninin ya da zamanlamanın nerede aksadığını ortaya koyar.

Oturumdan önce kontrol listesi

1. Oturumun amacını tek cümleyle yazın: kim kiminle, neden görüşmeli?
2. Tur süresine, masa sayısına ve ikili ya da grup düzenine karar verin.
3. Davetleri katılım sorularıyla ve net bir son tarihle gönderin.
4. Matrisi şirketin yapısına göre kurun, ardından elle kontrol edin.
5. Görüşme planını oturum gününden önce herkesin takvimine ulaşacak şekilde yayımlayın.
6. Salonu hazırlayın: numaralı masalar, görünür bir zamanlayıcı ve girişte oturumun QR kodu.
7. Görevlilere gelmeyenler ve geç kalanlar için ne yapacaklarını anlatın.
8. Geri bildirimleri kimin okuyacağını ve takipleri kimin üstleneceğini belirleyin.

Sık yapılan hatalar

• Katılımı kesin saymak. Şirketin gönderdiği kişilerin de bir kısmı gelmez; katılım yanıtı ve check-in olmadan masalar boş kalır.
• Her kitle için aynı tur süresini kullanmak. Fiyat sorusu olan bir bayi, tanışan iki yeni çalışandan daha uzun süreye ihtiyaç duyar.
• Aranan tarafın takvimini taşırmak. Her bayi satış direktörünü seçebilirse matris dağılır; kuralı şirketin yapısına göre koyun.
• Görüşme planını yalnızca kağıtta yayımlamak. Masasını bulamayan kişi ilk turu kaçırır.
• Geri bildirimi toplayıp okumamak. Kimsenin ilgilenmediği takip talepleri, insanlara bir dahaki sefere yanıt vermemeyi öğretir.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'teki Speed Networking modülü bu oturumları program, eşleştirme ve mesajlaşmayla aynı uygulamada yürütür. Organizatör tarihi, saati, tur süresini ve masa sayısını belirler; oturuma kimlerin katılacağını seçer, isteğe bağlı katılım sorularıyla davet gönderir ve yanıtları son tarihe kadar izler. Eşleşme matrisi tur, masa ve saate göre hazırlanır; hücre hücre düzenlenebilir ve eşleştirme yeniden çalıştırılabilir. Görüşme planı yayımlandığında her oturum katılımcısı masasını, saatini ve görüşeceği kişiyi takviminde görür. Oturum katılımcıları oturumun QR kodunu uygulamayla okutarak check-in yapar; check-in başlangıçtan 30 dakika önce açılır. Her görüşmeden sonra görüşmenin yapılıp yapılmadığını belirtir, 1 ile 5 arasında puan verebilir ve takip görüşmesi isteyip istemediğini işaretler. Oturum dışındaki serbest görüşmeler için kurumsal etkinliklerde networking yazımıza, planlama hesabı için speed networking rehberimize bakabilirsiniz.