Kurumsal etkinlik seyahat yönetimi: her davetlinin uçuşu, oteli ve transferi tek uygulamada

Kurumsal etkinlik seyahat yönetimi, teşvik gezisine, başka şehirdeki bayi toplantısına ya da yurt dışındaki bir kick-off'a davet edilen herkesi yerine ulaştırma ve her davetlinin kendi uçuşunu, otelini ve transferini kimseye sormadan bilmesini sağlama işidir. Kurumsal bir etkinlikte soruların, son dakika değişikliklerinin ve kişisel verilerin büyük kısmı seyahatte toplanır. Bir araç seçerken her davetlinin yalnızca kendi planını görmesine, yolculuk ve konaklama bilgisinin davetlinin gerçekten ihtiyaç duyduğu ayrıntıları içermesine, saatlerin yerel saatle gösterilmesine ve seyahat acentesinden gelen verinin toplu yüklenebilmesine bakın.

Seyahat kurumsal etkinliği neden zorlaştırır?

En çok satış yapan 150 bayiyi ödüllendiren bir teşvik gezisi düşünün. Bayiler üç farklı şehirden, farklı günlerde uçuyor; birkaçı kendi aracıyla geliyor, davetli iki konuşmacı komşu ülkeden trenle geliyor, genel müdür ise bir gün geç katılıyor. Seyahat acentesi biletleri tek tek e-postayla gönderiyor, otel oda listesini bir tabloda iletiyor, transfer firması kendi programını PDF olarak yolluyor. Gezi haftasına gelindiğinde tam tabloyu yalnızca sizin ekibiniz biliyor ve bu tablo bir düzine dosyaya dağılmış durumda.

Ardından sorular başlar: "Uçuşum kaçta?", "Hangi oteldeyim?", "Mekana giden servis ne zaman kalkıyor?" Aynı üç soru e-postayla, telefonla ve mesajlaşma grubundan gelir; çoğu zaman da cevabı hiç açmadığı bir ekte duran kişilerden. Yurt dışındaki bir kick-off'ta saat farkı ayrı bir sorun yaratır: bilet bir ülkenin saatiyle, program başka bir ülkenin saatiyle yazılmıştır ve alarmını bir saat yanlış kuran davetli çıkar.

En zor kısım değişikliktir. Bir uçuş kayar, oda tipi değişir, transfer yirmi dakika erken kalkar. Geçen hafta gönderdiğiniz PDF artık yanlıştır ve yenisinin kime ulaştığından emin olamazsınız.

Davetli lojistiğinde nelere bakmalı?

1. Her davetliye ayrı ve yalnızca kendisine görünen bir plan

Davetli uygulamayı açtığında kendi seyahatini görmeli, başka bir şey değil. Böylece ekran kısa ve işe yarar kalır; bir davetlinin uçuş numarası, oteli ve odası da başka birinin eline geçmez.

Tedarikçiye sorun: Davetlinin seyahat bilgilerini kendisi dışında kim görebiliyor? Bir davetlinin başka birinin planını görmesi mümkün mü?

2. Uçak, tren, otobüs: bütün yolculuklar tek planda

Herkes uçakla gelmez. Plan; uçağı, treni, otobüsü ve kendi aracıyla gelenleri de kapsamalıdır; her yolculuk gidiş ya da dönüş olarak işaretlenir. Davetli her yolculuk için taşıyıcı firmayı, uçuş ya da sefer numarasını, PNR'ı, koltuğu ve bagaj hakkını görmelidir; havalimanında kendisinden istenen bilgiler bunlardır.

3. Davetlinin işine yarayan otel bilgisi

"Otel ayarlandı" demek yetmez. Davetlinin otel adını, giriş ve çıkış tarihlerini, harita bağlantısıyla adresi, oda tipini, resepsiyonda vereceği rezervasyon numarasını ve otelin mekana uzaklığını bilmesi gerekir.

4. Transfer ve araç kiralama

Her transferin buluşma yeri, saati ve harita bağlantısı görünmelidir. Araç kiralayan davetli de aracı alacağı ve bırakacağı yeri ve saati aynı planda bulmalıdır.

Tedarikçiye sorun: Transferler ve araç kiralama uçuş ve otelle aynı planda mı duruyor, yoksa başka bir yerde mi?

5. Saatlerin yerel saatle gösterilmesi

İstanbul'dan Lizbon'a uçan bir davetli kalkışı İstanbul saatiyle, inişi Lizbon saatiyle görmelidir; tıpkı bilette ve havalimanında olduğu gibi. Bütün saatleri organizatörün saat dilimine çeviren bir araç, tam da önlemek istediğiniz hataya yol açar.

6. Her kalemde bir durum bilgisi

Seyahat adım adım kesinleşir. Her kalemin beklemede, onaylandı ya da iptal edildi olarak işaretlenmesi, dönüş uçuşu hala ayarlanırken planı kimseyi yanıltmadan erkenden yayımlamanızı sağlar. İptal edilen bir kalemin iptal olarak görünmeye devam etmesi, sessizce kaybolmasından daha anlaşılırdır.

7. Acente verisinin toplu yüklenmesi

150 kişinin seyahat planı elle girilmez. Ekibiniz davetli ve seyahat verisini toplu yükleyebilmeli; tercihen acentenin zaten hazırladığı tablodan.

Tedarikçiye sorun: Seyahat verisini hangi formatta alıyorsunuz? Toplu yüklemeden sonra tek bir davetlinin planını nasıl düzeltiyoruz?

8. Değişiklikten etkilenenlere ulaşmanın bir yolu

Bir uçuş kaydığında bunu 150 davetlinin değil, o uçuştaki on iki kişinin duyması gerekir. Seçtiğiniz kişilere ya da tek bir kategoriye anlık bildirim veya e-posta gönderebilmek, değişikliklerin herkesi gereksiz yere meşgul etmesini önler.

Tedarikçiye sorun: Belirli davetlilere isim isim bildirim gönderebiliyor muyuz? Seyahat kalemindeki bir değişiklik kendiliğinden duyuruluyor mu, yoksa bu mesajı biz mi gönderiyoruz?

Seyahat bilgisi kişisel veridir

Bir seyahat planında ad, uçuş ve rezervasyon numaraları, otel ve oda bilgisi ve kişinin hangi gün nerede olacağı yer alır; yurt dışı gezilerinde acente pasaport bilgisini de tutabilir. Bu verilerde veri sorumlusu genellikle etkinliği düzenleyen şirkettir, uygulama tedarikçisi ise veri işleyen olarak çalışır. KVKK ve GDPR açısından bu, neyin hangi amaçla toplanacağına sizin karar vermeniz, davetlileri aydınlatma metniyle bilgilendirmeniz ve yalnızca gezinin gerektirdiği bilgiyi toplamanız demektir. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınızla görüşün.

Tedarikçiye sorun: Veriler hangi bölgede saklanıyor? Aktarım ve depolama sırasında şifreleniyor mu? Seyahat verileri etkinlikten sonra ne zaman siliniyor?

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. Uçuş, tren, otel ve transfer bilgileri için seyahat acentesiyle kişi bazında tek bir tablo formatında anlaşın.
2. Otelden oda tiplerini ve rezervasyon numaralarını içeren oda listesini isteyin.
3. Transfer buluşma noktalarını ve saatlerini, her biri için açık adresiyle toplayın.
4. Davetli ve seyahat verisini toplu yükleyin; ardından birkaç planı rastgele seçip asıl biletlerle karşılaştırın.
5. Henüz ayarlanmamış kalemleri beklemede olarak işaretleyin ve planı yine de yayımlayın.
6. Seyahat kalemlerini ekibinizde kimin düzelteceğine ve değişiklikten etkilenenlere kimin haber vereceğine karar verin.
7. Seyahat verisini de kapsayan aydınlatma metnini hazırlayın.
8. Planın nerede olduğunu davetlilere yola çıkmadan günler önce, davet e-postasında söyleyin.

Sık yapılan hatalar

• Herkese aynı PDF'i göndermek. Davetli kendi planını bulmak için 150 kişinin programını kaydırır ve yol boyunca başkalarınınkini de görür.
• Mesajlaşma grubunu tek kaynak saymak. Güncellemeler cevapların arasında kaybolur; gruba sonradan eklenenler öncekileri hiç görmez.
• Bütün saatleri organizatörün saat dilimiyle yazmak. Davetli programı biletiyle karşılaştırır ve yanlış olana güvenir.
• Her şey kesinleşene kadar beklemek. Beklemedeki kalemleri açıkça gösteren erken bir plan, yola çıkmadan önceki gece yayımlanan kusursuz bir plandan daha çok soruyu yanıtlar.
• Transferi unutmak. Uçuşu ve oteli belli olup transfer saatini bilmeyen davetli, havalimanından yine sizin ekibinizi arar.
• Seyahat verisini önemsiz görmek. Rezervasyon numaraları ve oda bilgisi kişisel veridir; yalnızca davetlinin kendi planında durmalıdır.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te seyahat Seyahatim modülüyle yürür (etkinlik uygulamasında seyahat). Her davetli kendi planını uygulamada görür ve bu planı yalnızca kendisi görür. Uçak, tren, otobüs ya da kendi aracıyla yapılan yolculuklar gidiş veya dönüş olarak işaretlenir; taşıyıcı firma, sefer numarası, PNR, koltuk ve bagaj bilgisiyle birlikte. Konaklamada otel adı, giriş ve çıkış tarihleri, adres, harita bağlantısı, oda tipi, rezervasyon numarası ve mekana uzaklık yer alır; araç kiralamada alış ve bırakış yeri ve saati, transferlerde yer, saat ve harita bağlantısı görünür. Her kalemin bir durumu vardır (beklemede, onaylandı, iptal edildi) ve saatler bulunulan yerin yerel saatiyle gösterilir. Organizatörler davetli ve seyahat verisini Organizatör Paneli'nde toplu yükler (organizatör paneli), e-posta ve anlık bildirimi kategoriye ya da kişiye göre gönderebilir. Veriler AWS Frankfurt bölgesinde saklanır, aktarım ve depolama sırasında şifrelenir; veri sorumlusu organizatör, veri işleyen Eventiqs'tir. Kurumsal etkinliğin geri kalanı için kurumsal etkinlik uygulaması ve davetiyeli etkinlik kaydı yazılarımıza bakabilirsiniz.