Kurumsal etkinliklerde networking: bayileri, iş ortaklarını ve ekipleri doğru kişilerle buluşturmak

Kurumsal etkinliklerde networking, şirketin bir araya getirdiği bayilerin, iş ortaklarının, tedarikçilerin, bölge ekiplerinin ve yeni çalışanların işleri için önemli kişileri bulup onlarla görüşmesidir. Bu görüşmeler çoğu zaman bir iki gün süren bir bayi toplantısında, müşteri zirvesinde ya da kick-off'ta yapılır. Bu kişiler genellikle yılda yalnızca bir kez aynı salonda bulunur; orada yapılmayan görüşme ya bir e-posta yazışmasına kalır ya da hiç yapılmaz. Bir networking uygulaması seçerken kategoriye göre aranabilen bir rehbere, gerekçesini gösteren önerilere, karşı tarafın onayladığı bağlantı ve toplantı taleplerine, telefon numarası paylaşmadan mesajlaşmaya ve koridorda tanışılan kişiyi hızlıca kaydetmeye bakın.

Kurumsal etkinlikte networking neden farklıdır?

Fuarda iki taraf birbirini bulmaya gelir: alıcı ile katılımcı firma, yani aralarında ticari bir sebep olan iki yabancı. Kurumsal etkinlikte ise davetliler bellidir ve ilişkiler kağıt üzerinde zaten vardır. Konya'daki bir bayi şirketle sekiz yıldır çalışır ama fiyat listesini belirleyen ürün müdürüyle hiç yüz yüze gelmemiştir. Müşteri zirvesine gelen bir tedarikçi, gala yemeğinde pazarlamadan biriyle yan yana oturmak yerine satın alma ekibiyle yirmi dakika konuşmak ister. İstanbul, Ankara ve Bakü'deki satış ekipleri yüzlerce e-posta yazışmıştır ama birbirinin yüzünü bilmez. Kick-off'ta yeni çalışanlar kendi yöneticisinden başka kimseyi tanımaz.

Sorun kalabalığın az olması değil, kalabalık bir salonda kısa sürede doğru kişiyi bulmaktır. 400 kişilik bir bayi toplantısında genel oturumlar, akşam yemeği, belki bir ödül gecesi vardır; görüşmeler bunların arasındaki kısa boşluklarda yapılır. Genel müdürlük ekibi aranan taraftır: her bayi satış direktörüyle görüşmek ister, satış direktörü ise herkese vakit ayıramaz. Bir düzen kurulmazsa görüşmeleri en çok öne çıkan bayiler alır, çekingen olanlar sorularını soramadan döner.

İşin bir de gizlilik tarafı vardır. Komşu bölgelerdeki bayiler birbirine rakiptir, iş ortağı listesi ticari açıdan hassastır, çalışanlar kişisel telefon numaralarının 300 kişinin elinde olmasını istemeyebilir. Kurumsal etkinlikte networking, herkesin iletişim bilgisini ortak bir tabloya dökmeden yürümelidir.

Networking uygulamasında nelere bakmalısınız?

1. Kategoriye göre aranabilen bir rehber

Davetliler etkinlikteki rollerine göre bulunabilmelidir: bayi, iş ortağı, tedarikçi, konuşmacı, VIP, genel müdürlük ekibi. Geri kalanını isim, kurum ve unvanla arama karşılar. Garanti taleplerine bakan kişiyi arayan bir bayi, öğle yemeğinde etrafa sormak yerine unvana göre arayabilmelidir.

Tedarikçiye sorun: Rehberi hangi kategorilere göre filtreleyebiliyoruz? Rehberde hangi kategorilerin yer alacağına biz karar verebiliyor muyuz?

2. Gerekçesini gösteren öneriler

400 kişilik bir liste tek başına networking sağlamaz. Her davetlinin profiline ve hedeflerine göre yapılan öneriler listeyi tek tek gezme zahmetini ortadan kaldırır; bunun için önerinin gerekçesi görünmelidir. "İkiniz de Ege bölgesinde perakende kanalında çalışıyorsunuz" diyen bir öneriyle bayi harekete geçebilir; gerekçesiz bir isimle geçemez. Öneri bir başlangıçtır; kiminle iletişime geçeceğine yine kişinin kendisi karar verir.

Tedarikçiye sorun: Öneriler hangi verilere dayanıyor? Her önerinin gerekçesi görünüyor mu?

3. Karşı tarafın onayladığı bağlantı istekleri

Kurumsal etkinlikte bağlantı karşılıklı olmalıdır. Karşı tarafın onayıyla kurulan bağlantı, üst düzey yöneticilerin isteklere boğulmasını ve bayilerin birbirini habersizce eklemesini önler.

4. Telefon numarası paylaşmadan mesajlaşma

Etkinlik sırasındaki yazışmaların çoğu kısadır: "B salonunun yanındaki kahve alanındayım", "15.30'a kaydırabilir miyiz?". Uygulama içi mesajlaşma, kişisel numara vermeden yazışmayı sağlar. Bir tarafta şirket çalışanı, diğer tarafta dışarıdan bir bayi ya da tedarikçi olduğunda bunun önemi artar.

5. Takvime düşen toplantı talepleri

Toplantı talebi bir saat aralığıyla gönderilmeli, karşı taraf onayladığında görüşme yeriyle birlikte iki kişinin takvimine eklenmelidir. Bölge müdürüyle görüşmek isteyen bayi, saati bir yazışmanın içinden bulmak zorunda kalmamalıdır. "Bir ara konuşalım" sözünü bir masada yapılan yirmi dakikalık görüşmeye dönüştüren adım budur.

Tedarikçiye sorun: Talebi gönderen kişi saat seçebiliyor mu? Onaylanan görüşme nerede görünüyor, yeri de yazıyor mu?

6. Koridorda tanışılan kişi için QR

Kurumsal etkinlikteki faydalı konuşmaların çoğu plansız olur: kahve sırasında, serviste, bir atölyeden çıkarken. Her davetlinin uygulamada kişisel bir QR kodu olmalı, tek okutmayla karşı taraf bağlantı olarak kaydedilmelidir. O an yazılan kısa bir not ("yeni kataloğu İzmir şubesine gönder"), bağlantıyı bir hafta sonra da işe yarar kılar.

7. Genel müdürlüğün zamanı için bir plan

Herkesin görüşmek istediği taraf genel müdürlük ekibidir. Ekiplerden görüşmeye ayırabilecekleri saatleri önceden belirlemelerini isteyin; bayilerin toplantı talebini kişilere mi yoksa ekiplere mi göndereceğine de baştan karar verin. Talebin önceden belli olduğu durumlarda (her bayinin bölge müdürüyle bir kez görüşmesi gibi) serbest talepler yerine planlı bir oturum daha iyi sonuç verir; bunu kurumsal etkinliklerde speed networking yazımızda anlatıyoruz.

Networking sırasında davetli verilerinin korunması

Networking, davetlilerin adını, unvanını, kurumunu ve ilgi alanlarını diğer davetlilere gösterir. Bu verilerde veri sorumlusu genellikle etkinliği düzenleyen şirkettir; uygulama tedarikçisi veri işleyen olarak çalışır. KVKK ve GDPR kapsamında aydınlatma metni, profilin neleri ve kimlere göstereceğini açıkça anlatmalıdır. Yalnızca gerçekten kullandığınız profil alanlarını toplayın; bayilerin birbirini mi, yoksa yalnızca genel müdürlük ekibini mi göreceğine karar verin. Uygulama içi mesajlaşma telefon numarası ya da e-posta adresi paylaşmadan konuşmayı sağlar; böylece iletişim bilgisini paylaşmak her davetlinin kendi kararı olarak kalır. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınızla görüşün.

Tedarikçiye sorun: Veriler hangi bölgede saklanıyor? Aktarım ve depolama sırasında şifreleniyor mu? Hangi kategorinin hangisini göreceğini belirleyebiliyor muyuz?

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. Davetli kategorilerini belirleyin (bayi, iş ortağı, tedarikçi, konuşmacı, VIP, genel müdürlük) ve kayıtta toplayın.
2. Networking için gereken profil alanlarını isteyin: bölge, görev, ürün grupları ve davetlinin etkinlikten beklentisi.
3. Genel müdürlük ekipleriyle görüşmeye ayıracakları saatler konusunda anlaşın.
4. Görüşme alanlarını ya da numaralı masaları kolay bulunacak adlarla hazırlayın.
5. Uygulamayı davetiyeyle birlikte açın; talepler ilk günden önce gelmeye başlasın.
6. Davetlilere QR kodlarını nasıl göstereceklerini ve görüşmelerini nerede bulacaklarını anlatın.
7. Profillerin neleri gösterdiğini açıklayan aydınlatma metnini hazırlayın.

Sık yapılan hatalar

• Networking'i gala yemeğine bırakmak. Oturma planı kimin yan yana oturacağını belirler, kimin aradığı görüşmeyi yapacağını değil.
• Genel müdürlüğü hazırlıksız bırakmak. Talep geleceğini bilmeyen yöneticiler yanıt vermez, bayiler de kısa sürede talep göndermeyi bırakır.
• İletişim bilgilerini tablo halinde dağıtmak. Tablo düşündüğünüzden çok daha uzağa gider; rakip bölgelerdeki bayiler birbirinin bilgisini görür.
• Kayıtta yalnızca ad ve e-posta istemek. Öneri de arama da bu kadar bilgiyle işe yarar bir sonuç çıkaramaz.
• Networking'i etkinlik sabahı açmak. Oturum aralarındaki boşluklar, görüşme planlamaya o anda başlamak için fazla kısadır.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te kurumsal etkinliklerdeki networking dört modülle, program ve seyahat planıyla aynı uygulamada yürür: Akıllı Eşleştirme, Ziyaretçi Rehberi, Mesajlaşma ve Toplantı Talepleri ve QR ile Bağlantı. Ziyaretçi Rehberi davetlileri kategori ve sektöre göre listeler; isim, kurum ya da unvanla arama yapılır, profilde ilgi alanları görünür, bağlantı, mesaj ya da toplantı talebi tek dokunuşla gönderilir (ziyaretçi rehberi). Akıllı Eşleştirme'de yapay zeka her davetlinin profilini, hedeflerini ve uygulamadaki etkileşimlerini değerlendirerek kişi ve firma önerir; her önerinin gerekçesi ve uyum skoru görünür (akıllı eşleştirme). Bağlantı karşı taraf onayladığında kurulur, davetliler iletişim bilgisi paylaşmadan yazışır; toplantı talebinde uygun saat seçilir, onaylanan görüşme saati ve yeriyle takvime eklenir (mesajlaşma ve toplantı talepleri). Her davetlinin kişisel bir QR kodu vardır; tek okutmayla profil bağlantı olarak kaydedilir ve yalnızca yazanın gördüğü bir not eklenebilir (QR ile bağlantı). Konunun geri kalanı için kurumsal etkinlik uygulaması yazımıza ve B2B eşleştirme rehberimize bakabilirsiniz.