Etkinlikte B2B görüşme planlama: görüşme talebi, saat ve yer

Etkinlikte B2B görüşme planlama, bir fuarda, bayi toplantısında ya da müşteri zirvesinde "bir ara konuşalım" sözünü iki tarafın da kabul ettiği, saati ve yeri belli ikili bir iş görüşmesine dönüştürme işidir. Bunun önemi şuradan gelir: insanların asıl görüşmek için geldiği kişiler, yani alıcı, ürün müdürü ya da iş ortağı tarafındaki karar verici, günü en dolu olanlardır ve saati, yeri belirlenmemiş bir görüşme kolayca kaybolur. Etkinlikte görüşme ayarlamak için bir araç seçerken talebin bir saatle gönderildiğine, uygun olmayan saatlerin talepten önce göründüğüne, yerin saatle birlikte seçildiğine, karşı tarafın kabul, ret ve yeni saat isteme seçeneklerine sahip olduğuna ve onaylanan görüşmenin iki tarafın takvimine de eklendiğine bakın.

İkili iş görüşmesi etkinlikte neden zor planlanır?

Bir fuarı düşünün. Katılımcı firmanın ihracat müdürü sabah ondan akşam altıya kadar standda, ikinci gün saat 14.00'te bir ürün sunumu yapıyor, akşam da bir distribütörle yemekte. Alım heyetiyle gelen bir alıcının salı sabahı üç saati boş, sonrası dolu. Bir hafta e-postalaşıyorlar, "salı, standda" diye anlaşıyorlar; o gün alıcı yanlış salona giriyor, ihracat müdürü de o sırada başka bir ziyaretçiyle konuşuyor.

Bayi toplantısında yük öbür tarafa biner. İki yüz elli bayi gelir ve herkesin görmek istediği on iki ürün müdürü vardır. Her bayi kendi ürün grubu için yirmi dakika ister; her ürün müdürü ise genel oturumda sunum yapar, bir de atölye yürütür. Talepler telefonla, mesajlaşma grubundan ve koridorda gelir. Ürün müdürü ilk günü bir sürü sözle kapatır ama hangisinin ikinci güne sığdığını bilmez.

İş ortaklarıyla yapılan bir müşteri zirvesinde mesafe de işin içine girer. Bir iş ortağı hem müşteri ekibiyle hem de bir teknik uzmanla görüşmek ister; teknik uzman ise o gün başka bir ofisten bağlanacaktır. Görüşmenin görüntülü ya da telefonla yapılacağına baştan karar verilirse görüşme yine yapılır; son dakikada boş toplantı odası aranırsa yapılmaz.

Bir de gelmeyenler vardır. İki hafta önce onaylanmış bir görüşme unutulur, masa yarım saat boş kalır; o saati isteyen bayiye ise saatin dolu olduğu söylenmiştir.

Görüşme planlama aracında nelere bakmalısınız?

1. Saatle gönderilen görüşme talebi

"Görüşebilir miyiz?" diye başlayan bir mesaj yazışma başlatır; "Salı 10.30'da görüşebilir miyiz?" ise yanıt alır. Görüşme talebi belirli bir kişiye, belirli bir saatle gönderilmelidir; böylece karşı tarafın yalnızca evet, hayır ya da "başka bir saat" demesi yeterli olur. Görüşmenin konusu profilden anlaşılmıyorsa talebin yanında kısa bir mesaj ("Ege bölgesinin bahar fiyat listesi hakkında") kabul etmeyi kolaylaştırır.

Tedarikçiye sorun: Saat talep gönderilirken mi seçiliyor, yoksa sonradan yazışarak mı belirleniyor?

2. Talepten önce görünen dolu saatler

Talebi gönderen kişi, bir saat seçmeden önce karşı tarafa hangi saatlerin uymadığını görebilmelidir. Bir alıcı, 14.00'te sahnede olacak birine 14.00'ü önerememeli; bir ürün müdürü de aynı saati on kez reddetmek zorunda kalmamalıdır. Aranan tarafın gününü koruduğu yer de burasıdır: talepler açılmadan önce ürün müdürlerinden, müşteri ekiplerinden ve katılımcı firmalardan takvimlerini güncel tutmalarını isteyin.

3. Saatle birlikte seçilen yer

Yeri belli olmayan bir görüşme yarım kalır. Fuarda görüşmenin doğal yeri katılımcı firmanın standıdır; bayi toplantısında genellikle numaralı masaların olduğu bir görüşme alanıdır; müşteri zirvesinde bir oda, görüntülü bir görüşme ya da telefon olabilir. Bazen yer gerçekten henüz belli değildir ve "belirlenecek" demek dürüst bir cevaptır; yeter ki biri bunu görüşme gününden önce netleştirsin. Seçilebilecek görüşme yerlerini adlarıyla hazırlayın ve yerleşim planında gösterin.

Tedarikçiye sorun: Hangi görüşme türleri seçilebiliyor (yüz yüze, sanal, telefon)? Stant ya da görüşme masası gibi önerilen yerler sunabiliyor muyuz?

4. Kabul, ret ya da yeni saat isteği

Talebi alan kişinin iki değil üç seçeneği olmalıdır. 14.00'e gelemeyen ama 16.00'da müsait olan bir ürün müdürü, yapmak istediği bir görüşmeyi reddetmek yerine başka bir saat isteyebilmelidir. Açık bir ret de sessizlikten iyidir: talebi gönderen kişi, vakit varken başka biriyle görüşme ayarlayabilir. Bekleyen talepler iki tarafın da görebileceği bir listede durmalıdır; böylece hiçbir talep bir gelen kutusunda unutulmaz.

Tedarikçiye sorun: Talebi alan kişi reddetmek yerine yeni saat isteyebiliyor mu? Bekleyen talepler iki taraf için de nerede görünüyor?

5. İki takvimde birden görünen görüşme

Talep kabul edildiğinde görüşme, saati ve yeriyle iki kişinin takvimine, seçtikleri oturumların yanına eklenmelidir. Bayi görüşmenin saatini bir yazışmanın içinde aramamalı; ürün müdürü de bütün gününü tek ekranda görmeli, yeni bir talebi kabul etmeden önce boş saatlerini görebilmelidir. Takvim tarafını kişisel etkinlik ajandası yazımızda anlatıyoruz.

6. Telefon numarası paylaşmadan mesajlaşma

Bir görüşmenin etrafındaki mesajların çoğu kısadır: "on dakika gecikiyorum", "4 değil 7 numaralı masadayız", "ekip arkadaşım da katılabilir mi?". Uygulama içi mesajlaşma, bunları kişisel telefon numarası ya da e-posta adresi vermeden yazmayı sağlar. Bir tarafta şirket çalışanı, diğer tarafta dışarıdan bir bayi, alıcı ya da iş ortağı olduğunda bunun önemi artar.

7. Gelmeyenler için bir plan

Görüşmeye gelmeme sorununu hiçbir araç tek başına çözmez; bunu alışkanlıklar çözer. Görüşme taleplerini erken açın ki görüşmeler, insanlar günlerini planlarken onaylansın. Herkesten görüşmeye gelmemek yerine reddetmesini ya da yeni saat istemesini rica edin; böylece boşalan saat başkasına geçebilir. Her görüşme gününün sabahı bir hatırlatma gönderin. Standda ise görüşmeyi ayarlayan kişi gecikirse onun yerine kimin görüşeceğini önceden konuşun.

8. Görüşme sonrası değerlendirme

Görüşme biter bitmez iki taraftan da onu değerlendirmesini istemek, hangi görüşmelerin işe yaradığını gösterir ve konuşma tazeyken takip adımını hatırlatır. Değerlendirmeler bir sonraki etkinlik için de yol gösterir: bayiler bir ürün grubuyla yaptıkları görüşmelere düşük puan veriyorsa, bunu gelecek yıldan önce konuşmak gerekir.

Tedarikçiye sorun: Görüşmeyi değerlendirme isteği ne zaman ve nerede geliyor? Organizatör olarak değerlendirmeleri görebiliyor muyuz?

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. Görüşme günlerini ve saatlerini belirleyin, bu saatleri ana oturumlarla çakıştırmayın.
2. Görüşme yerlerine (stantlar, numaralı masalar, odalar) ad verin ve yerleşim planında işaretleyin.
3. Herkesin görüşmek istediği taraftan, görüşme yapamayacağı saatleri kapatmasını isteyin.
4. Görüşme taleplerini etkinlikten en az bir hafta önce açın ve duyurun.
5. Taleplerin bir gün içinde yanıtlanması, olumsuz yanıtın da ret olarak verilmesi konusunda anlaşın.
6. Uzaktan katılacakların görüntülü mü yoksa telefonla mı bağlanacağına karar verin.
7. Her görüşme gününün sabahı bir hatırlatma gönderin.
8. Etkinlikten sonra görüşmelerin değerlendirilmesini ve takip edilmesini isteyin.

Sık yapılan hatalar

• Saatsiz talep göndermek. Her talep bir pazarlık başlatır ve bunların çoğu sonuçlanmaz.
• Salon ve stant numarası vermeden "standda" demek. Görüşmenin ilk on dakikası birbirini aramakla geçer.
• Talepleri yanıtsız bırakmak. Kimsenin yanıtlamadığı bir talep retten kötüdür, çünkü gönderen beklemeye devam eder.
• Telefon numarasını varsayılan kanal yapmak. İletişim bilgileri düşündüğünüzden çok daha uzağa gider, mesajlar da farklı uygulamalar arasında kaybolur.
• Planlanan görüşmeyi yapılmış görüşme saymak. Raporlaması en kolay rakam planlanan görüşme sayısıdır; değerlendirmeler ve takip adımları daha çok şey söyler.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te ikili iş görüşmeleri Mesajlaşma ve Toplantı Talepleri modülüyle, Takvimim ile birlikte yürür (mesajlaşma ve toplantı talepleri). Ziyaretçi bir kişiye seçtiği saatle görüşme talebi gönderir; talep formunda uygun olmayan saatler gri görünür. Yer de talepte seçilir: yüz yüze (örneğin önerilen konumlar arasından firmanın standı), sanal, telefon görüşmesi ya da belirlenecek. Karşı taraf talebi kabul edebilir, reddedebilir ya da yeni saat isteyebilir; bekleyen talepler bir listede durur. Kabul edilen görüşme iki tarafın takvimine eklenir ve seçilen oturumlarla aynı yerde görünür; boş zaman görünümü görüşmeye açık saatleri gösterir, ana ekranda da sıradaki görüşme ya da oturum yer alır (Takvimim). Görüşmeden sonra uygulama, ziyaretçiden görüşmeyi ana ekrandan değerlendirmesini ister. Ziyaretçiler telefon numarası ya da e-posta adresi paylaşmadan yazışır. EMITT 2026'da 28.000'den fazla ziyaretçi ve yaklaşık 600 katılımcı firma arasında 3.500'den fazla planlı B2B görüşme Eventiqs ile yönetildi. Görüşme planlanmadan önce doğru kişilerin nasıl bulunacağı için B2B eşleştirme rehberimize bakabilirsiniz.