Etkinlik uygulamasında katılımcı rehberi: etkinlikte kim var, nasıl bulunur?

Katılımcı rehberi (ziyaretçi rehberi olarak da bilinir), etkinlik uygulamasında etkinlikte kimlerin bulunduğunu gösteren ve her ziyaretçinin görüşmek istediği kişileri isme, kuruma, göreve, sektöre ya da ilgi alanına göre bulup aynı ekrandan onlara ulaşmasını sağlayan listedir. Ziyaretçilerin çoğu etkinliğe aklında birkaç kişiyle gelir ama yüzlerce, hatta binlerce kişinin arasında onları bulmanın bir yolu yoktur; rehber "burada lojistikten kimse var mı?" sorusunu bir aramaya dönüştürür. Etkinlik katılımcı listesi için bir uygulama seçerken etkinliğinize uyan arama ve filtrelere, konuşmacı, sponsor ve VIP listelerine, ilgi alanlarını gösteren profillere, tek dokunuşla bağlantı, mesaj ve görüşme talebine, hangi iletişim bilgilerinin görüneceğine sizin karar verip veremediğinize ve profillerin ilk gün ne kadar dolu olacağına bakın.

Etkinlikte doğru kişiyi bulmak neden göründüğünden zordur?

1.200 delegenin katıldığı bir tıp kongresinde bir kardiyolog, hepsinin katılacağı oturumdan önce komşu ülkelerden aynı yan dalda çalışan meslektaşlarıyla tanışmak ister. Basılı delege listesi alfabetiktir ve kimin hangi yan dalda çalıştığını söylemez.

Bir fuarda Marmara bölgesinde ambalaj tedarikçisi arayan bir alıcı, katılımcı firmaları yerleşim planında bulabilir; ama her firmada ihracat siparişlerine bakan kişiyi bulamaz.

Kurumsal etkinliklerde de durum farklı değildir. Beş bölgeden 600 çalışanın geldiği bir kick-off'ta yeni bir çalışan, seyahat masraflarını onaylayan finans çalışanını bulmak ister; adını bir e-posta imzasından bilir, gerisini bilmez. Bayi toplantısında Bursa'dan gelen bir bayi bölge müdürünü, kendi ürün grubunun ürün müdürünü ve mümkünse aynı ürünleri satan başka bölgelerden iki bayiyi arar; bunu yaparken kendi telefon numarasını komşu ildeki rakibine vermek istemez.

Bu örneklerin hepsinde liste zaten vardır. Eksik olan, listeyi insanların birbirini düşündüğü biçimde arayabilmek ve aranacak kadar dolu profillerdir.

Katılımcı rehberinde nelere bakmalısınız?

1. İsim, kurum ve unvanla arama

İnsanlar birbirini parça parça hatırlar: "panelde konuşan, soğuk zincir firmasından olan kadın", "en büyük iş ortağımızın satın alma müdürü". İsim, kurum ve unvan üzerinden yapılan arama bunların çoğunu karşılar.

2. Etkinliğinizin kendi diliyle çalışan filtreler

Ziyaretçilerin ilk başvurduğu filtreler sektör, görev, ilgi alanı, konum ve firmadır. Bu filtreler ancak değerler kayıtta sabit listelerden seçildiğinde işe yarar; herkes kendi yazarsa "lojistik", "Lojistik ve Tedarik Zinciri" ve "logistics" üç ayrı filtre olur. Kayıt formunu ve rehber filtrelerini birlikte kurun.

Tedarikçiye sorun: Ziyaretçiler rehberi hangi alanlara göre filtreleyebiliyor? Filtreler kayıtta topladığımız değerleri mi kullanıyor?

3. Herkesin aradığı kişiler için ayrı listeler

Bazı grupların ayrı bir listesi olmalıdır: konuşmacılar, sponsorlar, VIP'ler, belirli bir sektörden gelenler. Kongrede delegeler oturumdan sonra konuşmacıyı arar; fuarda sponsorlar bulunmak ister; bayi toplantısında ise her bayinin ilk açtığı liste genel müdürlük ekibidir.

4. Kişinin neden orada olduğunu söyleyen profil

Ad ve firma kişinin kim olduğunu söyler, onunla neden konuşmanız gerektiğini söylemez. Profildeki ilgi alanları ("Orta Asya'ya açılmak", "bölge distribütörü arıyoruz", "yeni CRM projesinde görev alıyorum") konuşmayı başlatmak için bir gerekçe verir; filtreler ve öneriler de bu bilgiyle çalışır.

5. Profilden tek dokunuşla iletişime geçmek

Profil sayfasında biten bir rehber, ziyaretçiyi iletişime geçmek için başka bir yol aramaya iter. Ziyaretçi profilden tek dokunuşla bağlantı isteği gönderebilmeli, mesaj yazabilmeli ya da görüşme talep edebilmelidir. Görüşme tarafını etkinlikte B2B görüşme planlama yazımızda anlatıyoruz.

Tedarikçiye sorun: Ziyaretçi bir profilden neler yapabiliyor? Rehberden gönderilen görüşme talebinde saat ve yer seçilebiliyor mu?

6. Her etkinlik için sizin seçtiğiniz iletişim bilgileri

Her etkinlikte aynı bilgilerin görünmesi doğru olmaz. Kongrede delegeler birbirinin LinkedIn profilini ve web sitesini görmeyi bekleyebilir; bayi toplantısında bayilerin telefon numaralarını birbirine göstermek tam da kaçınmak istediğiniz şey olabilir; kick-off'ta iş e-postası yeterli olabilir. Profil kartında hangi iletişim bilgilerinin görüneceğine organizatör her etkinlik için ayrı karar vermeli, ziyaretçiler de bunların hiçbirini paylaşmadan uygulamada yazışabilmelidir.

Tedarikçiye sorun: Kartta hangi iletişim bilgilerinin (e-posta, telefon, LinkedIn, web sitesi) görüneceğini her etkinlik için ayrı seçebiliyor muyuz?

7. Rehberi işe yarar kılan dolu profillerdir

Rehber, içindeki profiller kadar işe yarar. En kolay yol, rehberin ihtiyaç duyduğu alanları (görev, sektör, konum, ilgi alanları) kayıtta istemek ve uygulamaya taşımaktır; böylece profil, ziyaretçinin doldurmasını beklemeden ilk gün dolu gelir. Profili hala eksik olanlara etkinlikten birkaç gün önce hatırlatma gönderin; boş bir profil hiçbir filtrede çıkmaz.

8. Listenin yanında öneriler ve önerilere geri bildirim

Rehber ne aradığını bilen kişiye uygundur. Diğerleri için profillere ve hedeflere göre yapılan, her biri gerekçesini gösteren öneriler listeyi onların yerine tarar. Ziyaretçilerin aldıkları önerileri değerlendirebilmesi, önerilerin işe yarayıp yaramadığını size gösterir.

Rehber neyi, kime gösterir?

Katılımcı rehberi, ziyaretçilerin adını, kurumunu, unvanını ve ilgi alanlarını etkinlikteki diğer ziyaretçilere gösterir. Bu verilerde veri sorumlusu genellikle organizatör, uygulama tedarikçisi ise veri işleyendir. KVKK ve GDPR kapsamında aydınlatma metni, profilin neleri ve kimlere göstereceğini, bu etkinlikte hangi iletişim bilgilerinin görüneceği de dahil olmak üzere açıkça anlatmalıdır. Yalnızca gerçekten kullandığınız profil alanlarını toplayın, yalnızca etkinliğin ihtiyaç duyduğu iletişim bilgilerini açın. Bu yazı hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınızla görüşün.

Etkinlikten önce kontrol listesi

1. Ziyaretçi kategorilerini (konuşmacı, sponsor, VIP, katılımcı firma, bayi, çalışan) belirleyin ve kayıtta toplayın.
2. Sektör, görev, konum ve ilgi alanlarını kayıt formunda sabit listeler halinde sorun.
3. Profil kartlarında bu etkinlikte hangi iletişim bilgilerinin görüneceğine karar verin.
4. Profillerin uygulamaya kayıtta verilen bilgilerle dolu geldiğini kontrol edin.
5. Profili eksik olanlara etkinlikten birkaç gün önce hatırlatma gönderin.
6. Rehberi davetiyeyle birlikte açın; ziyaretçiler gelmeden önce bakabilsin.
7. Aydınlatma metninde profillerin neleri ve kimlere gösterdiğini anlatın.

Sık yapılan hatalar

• Kayıtta yalnızca ad ve e-posta istemek. Rehber, kimsenin aramadığı alfabetik bir listeye dönüşür.
• Sektör ve görev için serbest metin alanı kullanmak. Aynı sektör beş farklı yazımla görünür, filtreler çoğunu kaçırır.
• Bütün iletişim bilgilerini varsayılan olarak göstermek. Telefon numaraları, ziyaretçinin hiç paylaşmak istemediği kişilerin eline geçer.
• Rehberi ilk günün sabahı açmak. Kişilere bakmanın zamanı, takvimde hala yer varken etkinlikten önceki haftadır.
• Konuşmacıları ve sponsorları genel listede bırakmak. Ziyaretçilerin en çok aradığı kişiler bulunması en zor kişiler olur.

Eventiqs nasıl yardımcı olur?

Eventiqs'te Ziyaretçi Rehberi ziyaretçileri listeler; isim, kurum ya da unvanla arama yapılır, sektör, görev, ilgi alanı, konum ve firmaya göre filtrelenir, konuşmacı, sponsor, VIP ve sektör için ayrı listeler sunulur (ziyaretçi rehberi). Her profilde ziyaretçinin ilgi alanları görünür; bağlantı, mesaj ya da görüşme talebi tek dokunuşla gönderilir (mesajlaşma ve toplantı talepleri). Kartta hangi iletişim bilgilerinin (e-posta, telefon, LinkedIn, web sitesi) görüneceğine organizatör her etkinlik için ayrı karar verir; rehberde yalnızca organizatörün açtığı bilgiler yer alır, ziyaretçiler de iletişim bilgisi paylaşmadan yazışır. Profil ve ilgi alanı bilgileri kayıtta toplanır, her ziyaretçinin profili uygulamaya kayıtta verdiği bilgilerle dolu gelir (etkinlik kayıt sistemi). Keşfet ekranının Size Özel sekmesinde Akıllı Eşleştirme, yapay zeka ile kişi ve firma önerir; her önerinin gerekçesi ve uyum skoru görünür, ziyaretçiler aldıkları önerileri değerlendirebilir (akıllı eşleştirme). Konunun geniş çerçevesi için kurumsal etkinliklerde networking yazımıza bakabilirsiniz.